Checklist pour organiser un atelier de design
Un atelier de design réussi repose sur une préparation précise, surtout lorsque plusieurs participants travaillent en parallèle. Cette checklist couvre les étapes essentielles : réserver le lieu, gérer les inscriptions, préparer les exercices, commander le catering et tester la technique. Prévoyez aussi l’installation des postes de travail, les badges et les supports imprimés. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre et éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date de l’atelier
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Confirmer le programme
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la technique
Élaborer les exercices de l'atelier
2 personnes
Dresser les plans de travail
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rappeler les participants
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager les postes de travail
3 personnes
Préparer la présentation
Tester la technique
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter l'atelier
Animer l’exercice de recherche
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Animer la séance d'idéation
2 personnes
Expliquer les méthodes de travail
2 personnes
Encadrer la session de prototypes
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Organiser le cocktail networking
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Trier les matériaux
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Réfrigérer les restes
Rendre les articles empruntés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les photos et les fichiers
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 8
- Chaisesqté 32
- Table de buffetqté 2
- Table d’accueil
- Tabouretsqté 6
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Adaptateur HDMIqté 2
- Rallonge électriqueqté 4
- Multipriseqté 4
- Enceinte portable
- Microphone
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièreqté 3
Vaisselle
- Tasses à caféqté 36
- Verres à théqté 36
- Verres à eauqté 36
- Assiettesqté 36
- Couvertsqté 36
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
- Carafes d’eauqté 4
Matériel d'atelier
- Paperboardqté 4
- Blocs pour chevaletqté 8
- Marqueursqté 80
- Post-itqté 20
- Cahiers de croquisqté 32
- Crayonsqté 40
- Gommesqté 32
- Équerres géométriquesqté 16
- Ciseauxqté 16
- Bâtons de colleqté 24
- Papier A3qté 200
- Papier A4qté 250
- Feuilles de cartonqté 50
- Pinces à lingeqté 50
- Porte-nomsqté 32
- Stylosqté 40
Décoration
- Chemins de tableqté 4
- Badges nominatifsqté 32
- Panneaux d’orientationqté 6
Éclairage
- Lampes de tableqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et réservez le lieu au moins 4 à 6 semaines avant l’atelier. Vérifiez dès ce moment le nombre de tables de travail, de chaises et de prises électriques disponibles.
- Ouvrez les inscriptions dès que le programme est confirmé, puis clôturez-les 7 à 10 jours avant l’atelier. Ce délai vous laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
- Préparez les exercices, les feuilles de travail et les badges au plus tard 3 jours avant. Imprimez quelques feuilles supplémentaires et mettez les supports dans un emballage séparé du reste du matériel.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur et les enceintes 24 heures avant. Une multiprise et une rallonge accessibles évitent de déplacer les tables au dernier moment.
- Ouvrez le lieu 1 h 30 à 2 heures avant l’arrivée du groupe. Installez d’abord les tables et les postes de travail, puis la présentation, la table d’accueil, le buffet et la machine à café.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un atelier de design ?
- Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et fixez le programme en premier, puis lancez les invitations et le formulaire d’inscription.
- Combien de temps prévoir pour installer un atelier de design ?
- Prévoyez 1 h 30 à 2 heures avant l’arrivée des participants. Comptez davantage si vous devez installer plusieurs postes de travail, un vidéoprojecteur et une sonorisation.
- Quand commander le catering pour un atelier de design ?
- Passez la commande 7 à 10 jours avant l’atelier, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Confirmez le nombre final de participants 2 à 3 jours avant si le prestataire le permet.
- Quel matériel technique vérifier pour un atelier de design ?
- Testez au minimum l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran de projection, le câble HDMI, l’adaptateur HDMI, les rallonges et les multiprises la veille. Vérifiez aussi le microphone et l’enceinte portable si le groupe est nombreux.
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