Designworkshop organisieren: die komplette Checkliste
Ein Designworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und ein paar Kreativmaterialien. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Übungen, Arbeitsblätter und die Technik rechtzeitig zusammenbringen. Plane außerdem genug Zeit für den Aufbau von Arbeitstischen, Sitzplätzen und Präsentation ein. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme am Workshop-Tag zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Workshopdatum festlegen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Programm bestätigen
2 Personen
Catering bestellen
Technik prüfen
Workshop-Übungen ausarbeiten
2 Personen
Arbeitsblätter vorbereiten
Arbeitsblätter ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Materialien verpacken
2 Personen
Teilnehmer erinnern
Event
Location öffnen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Arbeitsplätze einrichten
3 Personen
Präsentation vorbereiten
Technik testen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Workshop vorstellen
Forschungsübung begleiten
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
Ideenfindungssession begleiten
2 Personen
Arbeitsformen erklären
2 Personen
Prototypsitzung begleiten
3 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Networking-Empfang betreuen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Materialien sortieren
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Technik einpacken
2 Personen
Reste kühlen
Geliehene Sachen zurückgeben
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Fotos und Dateien teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 8
- StühleAnz. 32
- Buffet-TischAnz. 2
- Empfangstisch
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- SteckdosenleisteAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskanneAnz. 4
- KühlboxAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 36
- TeegläserAnz. 36
- WassergläserAnz. 36
- TellerAnz. 36
- BestecksetsAnz. 36
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
Workshopmaterial
- FlipchartAnz. 4
- Flipchart-BlöckeAnz. 8
- StifteAnz. 80
- Post-itsAnz. 20
- SkizzenhefteAnz. 32
- BleistifteAnz. 40
- RadiergummisAnz. 32
- GeodreieckeAnz. 16
- ScherenAnz. 16
- KlebestifteAnz. 24
- A3-PapierAnz. 200
- A4-PapierAnz. 250
- KartonbögenAnz. 50
- WäscheklammernAnz. 50
- NamensschildhalterAnz. 32
- StifteAnz. 40
Dekoration
- TischläuferAnz. 4
- NamensschilderAnz. 32
- WegweiserAnz. 6
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Location zuerst fest und öffne das Anmeldeformular erst danach. So kannst du in den Einladungen bereits genaue Zeiten, Raumangaben und eine Anmeldefrist nennen.
- Frage Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular ab und aktualisiere die Teilnehmerliste spätestens eine Woche vor dem Workshop. Diese Angaben brauchst du, bevor du das Catering bestellst.
- Bereite Übungen und Arbeitsblätter mindestens drei bis fünf Tage vorher vor. Drucke die Unterlagen nicht erst am Veranstaltungstag und packe pro Arbeitsplatz ein vollständiges Set.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Adapter spätestens am Vortag gemeinsam. Plane zusätzlich Verlängerungskabel und eine Steckdosenleiste ein, damit die Arbeitsplätze und die Präsentation erreichbar sind.
- Öffne die Location mindestens 60 Minuten vor Beginn. Kontrolliere zuerst Raum, Technik und Sitzordnung, bevor du Empfangstisch, Buffet und Materialien einrichtest.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Designworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum und Location. Einladungen und Anmeldung können danach etwa vier bis fünf Wochen vor dem Workshop starten.
- Wann sollte ich die Teilnehmer an einen Designworkshop erinnern?
- Schicke die erste Erinnerung etwa sieben Tage vorher und eine kurze letzte Nachricht 24 Stunden vor Beginn. Füge Uhrzeit, Adresse, benötigte Informationen und gegebenenfalls Hinweise zur Anreise hinzu.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Designworkshop?
- Plane mindestens 60 Minuten für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Arbeitsplätze und Technik ein. Bei einem neuen Raum oder umfangreicher Präsentation sind 90 Minuten realistischer.
- Wann muss das Catering für einen Designworkshop bestellt werden?
- Bestelle das Catering ungefähr sieben bis zehn Tage vorher, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche feststehen. Prüfe zwei bis drei Tage vorher noch einmal die Lieferung und die benötigte Geschirrausstattung.
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