Derbymatch organiseren: checklist voor een soepel verloop

Een derbymatch vraagt meer voorbereiding dan alleen een veld en twee teams. Je regelt tegelijk de wedstrijd, kleedkamers, vrijwilligers, publieksontvangst en de horeca. Begin enkele weken vooraf met reserveringen, uitnodigingen en aanmeldingen; controleer in de laatste week materiaal, catering en wedstrijdinformatie. Op de wedstrijddag zelf draait alles om vaste controlemomenten: veldinspectie, kleedkamers, techniek, drankvoorraad en de ontvangst van spelers en publiek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Veld en kleedkamers reserveren
Scheidsrechter bevestigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Wedstrijdinformatie publiceren
Programmabladen samenstellen
2 personen
Drankvoorraad bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Teamtenues controleren
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Programmabladen printen
Dranken koelen
2 personen
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
Veldinspectie uitvoeren
2 personen
Doelen en netten controleren
2 personen
Tribunes en stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor kaartverkoop plaatsen
2 personen
Horecapunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Kaartverkoop openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Teams ontvangen
2 personen
Wedstrijdformulier invullen
2 personen
Opstelling omroepen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Ruststand omroepen
Uitslag omroepen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Contant geld tellen
2 personen

Nazorg

Horecapunt afsluiten
3 personen
Sportmateriaal opruimen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Horecaruimte schoonmaken
3 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Afzethekkenaantal 12

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 6
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 30
Hesjesaantal 24
Vlaggenaantal 4
Fluitjesaantal 3
Scorebord
Waterbidonsaantal 24
Koeltassenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Scharenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Clubvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Plakbandrollenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Sponsdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig veld, kleedkamers en scheidsrechter uiterlijk twee weken voor de wedstrijd. Controleer daarnaast of de wedstrijdinformatie op één vaste plek staat, inclusief aanvangstijd, route en praktische instructies.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas bij de boodschappen. Sluit de inventarisatie zeven dagen vooraf en maak daarna de boodschappenlijst, zodat hapjes en drankvoorraad op tijd besteld kunnen worden.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: kaartverkoop, horeca, veld, kleedkamers en opruimen. Laat iedere vrijwilliger minimaal 30 minuten voor zijn start aanwezig zijn voor uitleg en overdracht.
Controleer sportmateriaal de dag vóór de wedstrijd. Tel wedstrijdballen, reserveballen, hesjes, pionnen, vlaggen en waterbidons; leg ook EHBO-koffers en ijscompressen op een vaste, bekende plek.
Richt op de wedstrijddag eerst de publieks- en horecazone in en test daarna geluidsinstallatie, muziek en microfoon. Koel dranken enkele uren vooraf en houd verlengkabels en stekkerdozen buiten looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een derbymatch organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met uitnodigingen, veld- en kleedkamerreservering en het bevestigen van de scheidsrechter. Plan de laatste controle in de week voor de wedstrijd.
Wanneer moet ik de spelers en deelnemers laten aanmelden?: Open de aanmeldingen zodra de wedstrijdinformatie vaststaat en sluit ze bij voorkeur zeven dagen voor de wedstrijddag. Dan kun je dieetwensen, teamindeling en vrijwilligers nog verwerken.
Wat moet ik de dag voor een derbymatch controleren?: Tel alle ballen en overige sportmaterialen, controleer teamtenues en inspecteer de geluidsinstallatie. Zet programmabladen, boodschappen en gekoelde dranken klaar en leg de taakverdeling voor vrijwilligers vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig om het terrein klaar te maken?: Reserveer minimaal twee uur vóór de aftrap voor veldinspectie, doelen en netten, tribunes, kaartverkoop, horeca en kleedkamers. Plan daarna nog 30 minuten voor een gezamenlijke laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.