Checklist para organizar un partido de derby
Un partido de derby necesita más que reservar un campo y reunir a los equipos. Hay que coordinar árbitro, inscripciones, vestuarios, material deportivo, público y catering en un orden concreto. Esta checklist reúne las gestiones previas y el montaje del día del partido, desde las invitaciones hasta la prueba del sonido. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: bebidas frías, redes revisadas, programas impresos y personal suficiente para cada puesto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Reservar el campo y los vestuarios
Confirmar al árbitro
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Publicar la información de la competición
Preparar los folletos del programa
2 personas
Pedir bebidas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los uniformes del equipo
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Imprimir programas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Realizar la inspección del campo
2 personas
Comprobar las porterías y las redes
2 personas
Montar gradas y sillas
4 personas
Colocar mesas para la venta de entradas
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Abrir la venta de entradas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Recibir a los equipos
2 personas
Rellenar el formulario de competición
2 personas
Anunciar la disposición
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Anunciar el resultado
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Contar el dinero en efectivo
2 personas
Seguimiento
Cerrar el punto de restauración
3 personas
Recoger el material deportivo
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Limpiar el área de catering
3 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 10
- Vallas de separacióncant. 12
Material deportivo
- Balones de competicióncant. 6
- Pelotas de repuestocant. 4
- Conoscant. 30
- Chalecoscant. 24
- Banderascant. 4
- Silbatoscant. 3
- Marcador
- Bidones de aguacant. 24
- Bolsas isotérmicascant. 4
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Compresas de hielocant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 200
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tijerascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Neverascant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonoscant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Banderas del clubcant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas varios días antes del partido. Así puedes calcular las compras, preparar los aperitivos y evitar cambios de última hora en los equipos.
- Reserva el campo y los vestuarios antes de enviar las invitaciones, y confirma el árbitro con antelación. Publica después la hora de llegada, el formato de la competición y las normas para que nadie dependa de mensajes sueltos.
- Haz una revisión del campo el mismo día: comprueba porterías, redes, marcador, balones y pelotas de repuesto. Deja también preparados conos, chalecos, silbatos, bidones de agua y un botiquín con compresas de hielo.
- Monta primero las zonas que condicionan la circulación: vallas, gradas, sillas, mesas de entradas y punto de catering. Calcula al menos 30 minutos adicionales para conectar alargadores y regletas y probar el micrófono y la música.
- Enfría las bebidas antes de abrir el recinto y separa las neveras del material deportivo. Reserva una mesa para vasos reutilizables, café y aperitivos, y coloca los programas impresos cuando el montaje principal ya esté terminado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un partido de derby?
- Empieza la reserva del campo, los vestuarios y el árbitro al menos 3 o 4 semanas antes. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes para poder comprar y asignar voluntarios.
- ¿Cuándo hay que preparar el campo para un partido de derby?
- Haz la inspección entre 2 y 3 horas antes del inicio. Revisa porterías, redes, superficie, marcador y material, y deja tiempo para corregir cualquier problema antes de que lleguen los equipos.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un partido de derby?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante el primer tramo del evento y añade agua para jugadores, árbitro y voluntarios. Compra con margen para el público y enfría la mayor parte antes de abrir el catering.
- ¿Cuándo se montan las gradas y el punto de catering?
- Monta gradas, sillas, mesas y vallas entre 90 y 120 minutos antes del partido. Prepara el catering después de despejar las zonas de paso y conecta el sonido al menos 30 minutos antes para hacer una prueba completa.
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