Checklist voor een goed georganiseerde demonstratiedag

Een demonstratiedag staat of valt met een strak programma en apparatuur die vóór de eerste bezoeker werkt. Leg eerst datum, doelgroep, ruimtes en demonstraties vast; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Plan extra tijd voor dieetwensen, routebordjes, naambadges en het testen van elke laptop, projector en microfoon. Met deze checklist houd je overzicht van voorbereiding tot ontvangst en voorkom je dat kleine technische of logistieke zaken op de dag zelf vertraging geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Demonstratieruimtes bepalen
2 personen
Bezoekersdoelgroep bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Bevestiging naar bezoekers sturen
Demonstraties inhoudelijk uitwerken
3 personen
Demonstratiescenario's schrijven
3 personen
Demoapparatuur inventariseren
2 personen
Demoapparatuur testen
3 personen
Reserveonderdelen klaarleggen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Handleidingen afdrukken
Productinformatie afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routebordjes maken
Catering bestellen
2 personen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Benodigdheden inkopen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Ruimte leegmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Demotafels inrichten
4 personen
Demoapparatuur aansluiten
4 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Koude dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Productmaterialen uitstallen
3 personen
Geluid en beeld testen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Teambriefing houden
8 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Naambadges uitdelen
Bezoekers naar demo's begeleiden
2 personen
Productdemonstraties geven
5 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
4 personen
Presentaties verzorgen
2 personen
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Demo-opstellingen aanvullen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Demoapparatuur demonteren
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Promotiemateriaal opbergen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptiebalie
Statafelsaantal 12
Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 100
Krukkenaantal 24
Tafelrokkenaantal 14
Folderrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Monitorenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 16
Adaptersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Laserpointersaantal 3
Demokoffersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6
Bureaulampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 6
Balonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 14
Naamkaartstandaardsaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Bindstripsaantal 2
Klembordenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per demonstratie minstens 15 minuten wisseltijd. In die periode kunnen bezoekers doorlopen, presentaties worden geopend en kabels of adapters opnieuw worden aangesloten.
Test alle demoapparatuur uiterlijk 2 werkdagen vooraf in de ruimtes waar je haar gebruikt. Controleer beeld, geluid, stroom, verlengkabels, stekkerdozen en reserveonderdelen; een test op kantoor zegt niet altijd iets over de uiteindelijke opstelling.
Sluit de bezoekersregistratie niet pas op de ochtend zelf. Verwerk aanmeldingen dagelijks en stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief route, programma en eventuele dieetwensen.
Maak voor de ontvangst een aparte balie-opstelling met naambadges, bezoekerslijst en routebordjes. Zet folderrekken en productinformatie bij de uitgang of naast de demonstratieruimtes, zodat uitleg niet ophoopt bij de receptie.
Bestel catering op basis van de bevestigde bezoekerslijst en tel personeel en demonstratoren mee. Controleer de levering de dag ervoor en zet koffie, water, servies en afvalbakken klaar voordat de eerste groep binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een demonstratiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en doelgroep. Verstuur uitnodigingen zodra het programma voldoende vaststaat en sluit de praktische voorbereiding uiterlijk 2 werkdagen voor de demonstratiedag af.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een demonstratiedag testen?: Test laptops, projectoren, schermen, monitoren, luidsprekers en draadloze microfoons uiterlijk 2 werkdagen vooraf op locatie. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van stroom, beeld, geluid en de eerste presentatie.
Hoeveel tijd moet er tussen demonstraties zitten?: Houd minimaal 15 minuten tussen twee demonstraties aan voor het wisselen van bezoekers en apparatuur. Bij meerdere ruimtes of uitgebreide demokoffers is 20 tot 30 minuten praktischer.
Wanneer moet ik dieetwensen en catering voor een demonstratiedag regelen?: Vraag dieetwensen direct bij het aanmelden uit en werk de lijst dagelijks bij. Bevestig het definitieve aantal en de speciale maaltijden uiterlijk 3 werkdagen vooraf met de cateraar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.