Checklist pour organiser une journée de démonstration

Une journée de démonstration réussie repose sur une préparation précise, surtout lorsque plusieurs espaces et équipements sont utilisés. Cette checklist vous guide de la date et des invitations jusqu’aux tests techniques, à l’accueil et au rangement des fournitures. Prévoyez le parcours des visiteurs, les besoins alimentaires et chaque scénario de démonstration avant le jour J. Vous éviterez ainsi les câbles manquants, les présentations non vérifiées et les confirmations envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les espaces de démonstration
2 personnes
Définir le public cible
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Envoyer la confirmation aux visiteurs
Développer le contenu des démonstrations
3 personnes
Rédiger les scénarios de démonstration
3 personnes
Inventorier le matériel de démonstration
2 personnes
Tester le matériel de démonstration
3 personnes
Préparer les pièces de rechange
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer les notices
Imprimer les informations produit
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux de direction
Commander le catering
2 personnes
Définir la disposition des tables
2 personnes
Confirmer les réservations
Acheter les fournitures nécessaires
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Vider la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables de démo
4 personnes
Brancher le matériel de démonstration
4 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Refroidir les boissons fraîches
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre en place les supports produits
3 personnes
Tester le son et l’image
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Accompagner les visiteurs vers les démonstrations
2 personnes
Faire des démonstrations de produits
5 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
Assurer les présentations
2 personnes
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Compléter les installations de démonstration
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le matériel de démonstration
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Ranger le matériel promotionnel
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables hautesqté 12
Tablesqté 14
Chaisesqté 100
Tabouretsqté 24
Jupes de tableqté 14
Présentoirs à dépliantsqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Moniteursqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 16
Adaptateursqté 8
Batteries externesqté 6
Pointeurs laserqté 3
Valises de démonstrationqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de bureauqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 6
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 14
Présentoirs pour cartes nominativesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Sangles de fixationqté 2
Presse-papiersqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance. Vous aurez ensuite le temps de définir les espaces, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions sans précipitation.
Testez chaque ordinateur portable, projecteur, écran, microphone et haut-parleur au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les multiprises, rallonges, adaptateurs et batteries externes.
Préparez un scénario minuté pour chaque démonstration, avec une solution de remplacement et les pièces de rechange correspondantes. Une répétition complète permet de repérer les manipulations trop longues ou les explications manquantes.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour mettre à jour la liste des visiteurs, les badges et les besoins alimentaires. Envoyez la confirmation finale avec les horaires et les indications d’accès.
Installez l’accueil, les panneaux de direction, les présentoirs et les tables avant l’arrivée du public. Gardez les notices, informations produit et fournitures de rechange à portée de main dans chaque espace de démonstration.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de démonstration ?: Prévoyez idéalement 6 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, ouvrir les inscriptions, préparer les démonstrations et tester le matériel au moins 48 heures avant l’événement.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée de démonstration ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Relancez les personnes invitées 7 à 10 jours avant la clôture des inscriptions afin d’obtenir une liste de visiteurs exploitable.
Quand tester le matériel de démonstration ?: Faites un premier test dès que le matériel est inventorié, puis une répétition complète 48 heures avant l’ouverture. Contrôlez notamment les projecteurs, écrans, microphones, câbles, adaptateurs et présentations.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez un comptoir d’accueil, les badges nominatifs, la liste actualisée des inscrits et les panneaux de direction. Installez-les au moins 1 heure avant l’arrivée du premier visiteur et gardez quelques badges vierges disponibles.

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