Checklist para organizar tu día de demostración

Un día de demostración necesita mucho más que preparar los productos y recibir a los visitantes. Hay que coordinar el programa, las zonas de demostración, las inscripciones, el equipo técnico y la información que se entregará. Esta checklist reúne 68 tareas y 58 materiales para que puedas avanzar en el orden correcto. También te ayuda a detectar lo que suele olvidarse: probar cada equipo, preparar repuestos, confirmar las reservas y revisar las necesidades dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Determinar las zonas de demostración
2 personas
Definir el público objetivo de visitantes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Enviar la confirmación a los visitantes
Desarrollar el contenido de las demostraciones
3 personas
Redactar los escenarios de demostración
3 personas
Inventariar el equipo de demostración
2 personas
Probar el equipo de demostración
3 personas
Tener listas las piezas de repuesto
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Imprimir los manuales
Imprimir la información del producto
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer carteles de ruta
Pedir el catering
2 personas
Definir la disposición de las mesas
2 personas
Confirmar las reservas
Comprar los materiales necesarios
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Despejar el espacio
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar las mesas de demostración
4 personas
Conectar el equipo de demostración
4 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar bebidas frías
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Exponer los materiales del producto
3 personas
Probar sonido e imagen
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Hacer briefing al equipo
8 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Guiar a los visitantes a las demos
2 personas
Realizar demostraciones de producto
5 personas
Responder preguntas de los visitantes
4 personas
Realizar presentaciones
2 personas
Repartir material informativo
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Reponer montajes de demostración
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el equipo de demostración
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Guardar el material promocional
2 personas
Limpiar espacios
4 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostrador de recepción
Mesas altascant. 12
Mesascant. 14
Sillascant. 100
Taburetescant. 24
Faldones para mesascant. 14
Expositores para folletoscant. 6
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 6
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Monitorescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Canaletas para cablescant. 16
Adaptadorescant. 8
Baterías externascant. 6
Punteros lásercant. 3
Kits de demostracióncant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de escritoriocant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Banners de empresacant. 6
Bengalascant. 100
Decoración de mesacant. 14
Soportes para tarjetas de nombrecant. 8
Carteles de flechascant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Bridascant. 2
Portapapelescant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y las zonas de demostración. Con esa estructura podrás calcular cuántos visitantes caben, cuántas mesas y sillas necesitas y cuánto tiempo debe durar cada sesión.
Abre el formulario de inscripción con suficiente margen y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Actualiza la lista después de cada inscripción y envía una confirmación final con el horario y las indicaciones de llegada.
Haz una prueba completa de cada demostración antes del evento, incluidos portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos, adaptadores y cables. Ten preparadas las piezas de repuesto y baterías externas para no detener una sesión por un fallo pequeño.
Prepara por separado todo lo que el visitante debe llevarse: acreditaciones, manuales e información del producto. Imprime algunos ejemplares adicionales y coloca expositores para folletos en los puntos de mayor tránsito.
No dejes la distribución y el catering para el último día. Confirma las reservas, comprueba las compras y revisa que las canaletas, regletas y cables alargadores permitan circular sin tropiezos entre las zonas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de demostración?: Empieza a fijar la fecha, el programa y las zonas al menos 6 semanas antes. Así tendrás tiempo para abrir las inscripciones, confirmar reservas, pedir el catering y corregir problemas del equipo.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un día de demostración?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y manda una confirmación final aproximadamente 7 días antes. En la confirmación incluye el programa, la hora de llegada y cualquier indicación sobre las zonas de demostración.
¿Qué hay que probar antes de una demostración?: Prueba cada kit de demostración y todos los equipos que intervienen: portátiles, proyectores, pantallas, monitores, altavoces y micrófonos. Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes y deja listos adaptadores, cables y repuestos.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las compras?: Confirma el catering y las reservas como mínimo 7 días antes. Comprueba las compras entre 2 y 3 días antes, incluyendo vajilla, materiales de demostración, señalización y elementos necesarios para la recepción.

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