Checklist voor een delegatencongres organiseren

Een delegatencongres vraagt om een strakke planning, omdat programma, deelnemersregistratie, techniek en catering elkaar beïnvloeden. Leg eerst de congresdatum en locatie vast en werk daarna toe naar een definitief programma, bevestigde sprekers en een complete delegatenlijst. Verzamel dieetwensen en vervoersinformatie al tijdens de aanmelding. In de laatste week draait alles om badges, presentaties, stoelindeling, catering en een getest draaiboek. Gebruik deze checklist om niets op de congresdag zelf te moeten improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Congresdatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Programma opstellen
3 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Delegatenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie verzamelen
Badges ontwerpen
Programma drukken
2 personen
Naambadges drukken
2 personen
Sprekersinformatie versturen
Catering bestellen
2 personen
Techniek controleren
2 personen
Presentaties verzamelen
Stoelindeling maken
2 personen
Draaiboek printen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Badges sorteren
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Sprekersruimte inrichten
2 personen
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
Beamer aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Delegaten registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie serveren
3 personen
Openingssessie begeleiden
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Microfoon doorgeven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Gebruikte kopjes ophalen
2 personen
Notulenmateriaal uitdelen
2 personen
Stemmateriaal uitdelen
2 personen
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden en bestek aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Vertrek van delegaten begeleiden
3 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Restanten koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Foto- en videomateriaal opslaan
Presentaties archiveren
Bedankbericht versturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Registratietafelsaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 16

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Registratie

Naambadgehoudersaantal 90
Lanyardsaantal 90
Registratieformulierenaantal 100
Pennenaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Stembiljettenaantal 100
Stembussenaantal 2
Naamstickersaantal 100

Decoratie

Congresbannersaantal 2
Richtingpijlenaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Sprekersbordjesaantal 6
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programmaopzet vaststaan. Vraag daarin meteen dieetwensen en vervoersinformatie uit, zodat je niet dagen voor het congres nog ontbrekende gegevens moet najagen.
Bevestig sprekers uiterlijk één week voor het congres en vraag hun presentaties vooraf op. Zet alle bestanden op één laptop en test iedere presentatie met de beamer, HDMI-kabels en adapters.
Maak de delegatenlijst en badges minstens twee werkdagen vooraf definitief. Sorteer de badges alfabetisch of per delegatie; dat verkort de registratie en voorkomt zoeken aan de registratietafel.
Controleer de techniek op locatie vóór de ontvangst van de eerste delegaten. Test beide draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, de presentatieklikker en alle verlengkabels met de daadwerkelijke opstelling.
Plan verse producten en congresmaterialen niet op hetzelfde moment als het openen van de locatie. Leg badges, programma's, draaiboek en tafelindeling eerst klaar; haal verse producten zo laat mogelijk op, maar vóór de catering start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een delegatencongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie en programmaopzet. Reserveer extra tijd als er meerdere sprekers, delegaties of vervoersstromen zijn.
Wanneer moeten de uitnodigingen voor een delegatencongres verstuurd worden?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor het congres en sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen vooraf. Zo houd je tijd over voor dieetwensen, badges, catering en de stoelindeling.
Wanneer moet de techniek voor een delegatencongres getest worden?: Test de volledige set minimaal één dag vooraf als dat op locatie kan, en herhaal een korte controle bij het openen van de locatie. Neem minstens 30 minuten op voor microfoons, presentaties, aansluitingen en geluidsniveau.
Hoeveel tijd kost de registratie van delegaten?: Reken bij een handmatige registratie op ongeveer 2 minuten per delegaat wanneer badges vooraf gesorteerd zijn. Open de registratietafel minstens 30 minuten voor de start van het programma, of eerder bij grote groepen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.