Checklist pour organiser un congrès des délégués

Un congrès des délégués demande une coordination précise entre les inscriptions, les intervenants, la salle et la technique. Commencez par fixer la date et réserver le lieu, puis avancez vers le programme, les invitations et la logistique. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier les présentations, les badges, le plan de salle et le matériel. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs sans laisser les détails urgents au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du congrès
2 personnes
Réserver le lieu
Élaborer le programme
3 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Établir la liste des délégués
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations de transport
Concevoir les badges
Imprimer le programme
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les informations sur les intervenants
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Établir le plan de salle
2 personnes
Imprimer le déroulé
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Trier les badges
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les délégués
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café
3 personnes
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Passer le micro
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Récupérer les tasses usagées
2 personnes
Distribuer le matériel de prise de notes
2 personnes
Distribuer le matériel de vote
2 personnes
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Encadrer la clôture
2 personnes
Accompagner le départ des délégués
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les photos et vidéos
Archiver les présentations
Envoyer un message de remerciement
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 90
Tables d’inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 6
Nappesqté 16

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 90
Lanyardsqté 90
Formulaires d’inscriptionqté 100
Stylosqté 100
Brochures du programmeqté 100
Blocs-notesqté 100
Bulletins de voteqté 100
Urnes de voteqté 2
Étiquettes nominativesqté 100

Décoration

Banderoles de congrèsqté 2
Flèches directionnellesqté 12
Numéros de tableqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneaux pour les intervenantsqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Prévoyez une date limite située au moins 10 jours avant le congrès pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Demandez les informations de transport en même temps que l’inscription. Regroupez ensuite les horaires d’arrivée des délégués et des intervenants afin de repérer les retards ou les besoins particuliers.
Bloquez un créneau technique d’au moins 60 minutes avant l’accueil. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs avec l’ordinateur réellement utilisé.
Préparez les badges et le plan de salle au plus tard la veille. Triez les badges par ordre alphabétique ou par groupe pour éviter une file d’attente au comptoir d’inscription.
Rassemblez les présentations définitives au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez une copie sur l’ordinateur du congrès et une seconde copie sur une batterie externe ou un support séparé, puis vérifiez les formats et les polices.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès des délégués ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la construction du programme et la confirmation des intervenants.
Quand envoyer les invitations au congrès ?: Envoyez les invitations environ 6 semaines avant le congrès, avec le formulaire d’inscription. Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement pour avoir le temps de commander le catering et d’imprimer les badges.
Combien de temps prévoir pour installer la salle et la technique ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des délégués pour disposer les tables, les chaises, le buffet et les badges. Réservez ensuite 60 minutes pour tester les présentations, le son et la projection.
Quand finaliser les présentations des intervenants ?: Demandez la version finale au plus tard 24 heures avant le congrès. Faites une dernière vérification le matin même, car un fichier remplacé ou un adaptateur manquant peut retarder tout le programme.

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