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Delegiertenkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Delegiertenkongress braucht frühzeitig eine feste Struktur: Termin, Ort, Programm und Referenten bilden die Grundlage. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Transportdaten der Delegierten. In den letzten Tagen zählen vor allem Drucksachen, Techniktests, Präsentationen und die Vorbereitung der Registrierung. Diese Checkliste führt dich durch alle 76 Aufgaben und hilft dir, die 66 benötigten Gegenstände rechtzeitig bereitzulegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Kongressdatum festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Programm erstellen

    3 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Delegiertenliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen sammeln

  • Badges gestalten

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Referenteninformationen versenden

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Sitzordnung erstellen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Badges sortieren

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Sprecherraum einrichten

    2 Personen

  • Podiumstisch aufstellen

    2 Personen

  • Beamer anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Empfangstheke besetzen

    3 Personen

  • Delegierte registrieren

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungssession begleiten

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Mikrofon weitergeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    3 Personen

  • Gebrauchte Tassen einsammeln

    2 Personen

  • Protokollmaterial verteilen

    2 Personen

  • Stimmzettel verteilen

    2 Personen

  • Abendbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Teller und Besteck auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Abreise der Delegierten begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Foto- und Videomaterial speichern

  • Präsentationen archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongresstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 90
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • RednerstühleAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4
  • HockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 16

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 90
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12

Registrierung

  • NamensschildhalterAnz. 90
  • LanyardsAnz. 90
  • RegistrierungsformulareAnz. 100
  • StifteAnz. 100
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 100
  • StimmzettelAnz. 100
  • WahlurnenAnz. 2
  • NamensaufkleberAnz. 100

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 2
  • RichtungspfeileAnz. 12
  • TischnummernAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • ReferentenschilderAnz. 6
  • KlebebandAnz. 6
  • SchereAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandfegerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Location zuerst fest und plane danach das Programm. Bestätige Referenten möglichst mehrere Wochen vor dem Kongress, damit Einladungen und Tagesablauf verlässlich verschickt werden können.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche und Transportinformationen. Prüfe die Anmeldungen regelmäßig, statt fehlende Angaben erst kurz vor dem Kongress nachzufassen.
  • Sammle Präsentationen vor dem Veranstaltungstag und teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam. Ein Techniktest am Vortag zeigt außerdem, ob Verlängerungskabel und Stromanschlüsse ausreichen.
  • Drucke Programm, Namensschilder und Ablaufplan nicht erst am Morgen. Sortiere die Badges nach Namen oder Delegation und richte einen eigenen Registrierungstisch mit den Unterlagen ein.
  • Bestelle das Catering anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und gleiche es mit den erfassten Ernährungswünschen ab. Frische Produkte solltest du erst kurz vor dem Kongress abholen; Geschirr und Buffetische müssen dagegen bereits beim Aufbau bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Delegiertenkongress organisieren?
Beginne idealerweise mehrere Monate vorher mit Termin, Location und Programm. Referenten, Einladungen und das Anmeldeformular sollten spätestens einige Wochen vor dem Kongress feststehen.
Wann sollte man die Delegierten einladen?
Verschicke die Einladungen, sobald Termin, Ort und ein vorläufiges Programm feststehen. Plane mindestens 3 bis 4 Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und die Erfassung von Ernährungs- und Transportinformationen ein.
Wann müssen Präsentationen und Technik für den Kongress vorbereitet werden?
Sammle die Präsentationen spätestens am Vortag und prüfe alle Geräte gemeinsam. Plane mindestens 60 Minuten für Beamer, Laptop, HDMI-Adapter, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher ein.
Wie viele Namensschilder braucht ein Delegiertenkongress?
Drucke für jede angemeldete Person ein Namensschild und lege zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve an. Sortiere die Schilder vor Beginn alphabetisch oder nach Delegation, damit die Registrierung nicht ins Stocken gerät.

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