Zo organiseer je een debatavond zonder verrassingen

Begin een debatavond niet met de uitnodiging, maar met het onderwerp en het format. Die keuzes bepalen hoeveel debaters je nodig hebt, hoe lang het programma duurt en welke techniek de locatie moet aankunnen. Leg daarna de moderator vast, reserveer de ruimte en werk terug vanaf de starttijd. De meeste problemen ontstaan doordat spreekregels, presentaties, publieksvragen en de ontvangst pas op de dag zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Debatonderwerp vaststellen
2 personen
2
Debatformat bepalen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Moderator vastleggen
5
Debaters uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Debatvragen verzamelen
2 personen
11
Programma opstellen
2 personen
12
Spreekregels uitschrijven
2 personen
13
Techniek reserveren
14
Dieetwensen verzamelen
15
Debaters inhoudelijk briefen
2 personen
16
Moderator briefing sturen
17
Aanmeldlijst controleren
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Programma's printen
20
Debatkaartjes printen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Presentaties verzamelen
24
Laptop en presentaties testen
2 personen

Event

25
Accreditatiebalie voorbereiden
2 personen
26
Ruimte ventileren
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
29
Projector en scherm plaatsen
2 personen
30
Microfoons en speakers testen
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
33
Sprekers ontvangen
2 personen
34
Sprekersmicrofoons controleren
2 personen
35
Bezoekers registreren
3 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Debat openen
38
Publieksvragen verzamelen
2 personen
39
Pauzedrankjes bijvullen
2 personen
40
Hapjes aanvullen
2 personen
41
Debat afsluiten
42
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
43
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

44
Techniek uitschakelen
2 personen
45
Catering afruimen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Meubilair terugzetten
4 personen
50
Techniek retourneren
2 personen
51
Locatiesleutels retourneren
52
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 5
Kleedkamertafel

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 2
Batterijen AAaantal 12

Decoratie

Naambadgesaantal 110
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordjesaantal 8
Informatiebordenaantal 4

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 20
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6
Handveger en blikaantal 2

Tips

Leg het format uiterlijk vier weken vooraf vast en zet per onderdeel een begin- en eindtijd in het programma. Reserveer ook tijd voor introductie, publieksvragen en een korte uitloop; een debat zonder buffer loopt snel achter.
Brief debaters inhoudelijk minimaal zeven dagen vooraf. Stuur het onderwerp, de debatvragen, spreektijden en spreekregels in één document en vraag presentaties uiterlijk 48 uur voor aanvang aan.
Test de techniek minstens één uur voor de deuren opengaan. Controleer laptop, projector, scherm, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en het mengpaneel afzonderlijk; leg ook reservebatterijen, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Maak de ontvangst onafhankelijk van de debatvloer. Zet de accreditatiebalie, aanmeldlijst, naambadges, programma's, pennen en informatieborden minimaal 30 minuten voor opening klaar, met duidelijke pijlbordjes vanaf de ingang.
Verzamel dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Zet dranken koud, bereid koffie en thee met meerdere kannen en houd glazen, kopjes, schotels en lepels op een vaste uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een debatavond?: Plan voor een publieksdebat meestal 2 tot 2,5 uur, exclusief ontvangst. Neem per debatronde de spreektijden op in het programma en reserveer minimaal 15 minuten voor vragen uit de zaal.
Hoe ver van tevoren moet ik debaters uitnodigen?: Benader debaters bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zodat je ruimte houdt voor afzeggingen en inhoudelijke voorbereiding. Stuur de definitieve briefing uiterlijk 7 dagen voor de debatavond.
Wanneer moet ik de techniek voor een debatavond testen?: Doe een volledige test op de locatie minstens 60 minuten voor binnenkomst van het publiek. Test presentaties, microfoons, projector, HDMI-aansluiting en geluidsniveau met dezelfde laptop en kabels die je tijdens het debat gebruikt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een debatavond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor zaalopstelling, podiumtafel, sprekersstoelen, ontvangst, techniek en catering. Laat de moderator en debaters daarnaast minstens 30 minuten voor de start aanwezig zijn voor de briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.