Einen Debattabend Schritt für Schritt organisieren
Ein gelungener Debattabend braucht vor allem eine klare Reihenfolge: Erst Thema, Format und Ort festlegen, dann Beteiligte gewinnen und den Ablauf ausarbeiten. Plane Moderation, Redezeiten und Fragen früh, damit am Veranstaltungstag keine Grundsatzentscheidungen mehr offen sind. Technik und Präsentationen solltest du spätestens am Vortag testen. Auch Namensschilder, Anmeldung und Akkreditierung kosten mehr Zeit, als man zunächst erwartet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Debattenthema festlegen
2 Personen
- 2
Debattenformat festlegen
2 Personen
- 3
Location reservieren
- 4
Moderator festlegen
- 5
Debattierende einladen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbung aufhängen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Debattenfragen sammeln
2 Personen
- 11
Programm erstellen
2 Personen
- 12
Rederegeln ausarbeiten
2 Personen
- 13
Technik reservieren
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Debattierende inhaltlich briefen
2 Personen
- 16
Moderator-Briefing senden
- 17
Anmeldeliste prüfen
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Programme drucken
- 20
Debattenkarten drucken
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Präsentationen sammeln
- 24
Laptop und Präsentationen testen
2 Personen
Event
- 25
Akkreditierungstresen vorbereiten
2 Personen
- 26
Raum lüften
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
- 29
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 30
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 33
Referenten empfangen
2 Personen
- 34
Sprechermikrofone prüfen
2 Personen
- 35
Besucher registrieren
3 Personen
- 36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 37
Debatte eröffnen
- 38
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
- 39
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Snacks auffüllen
2 Personen
- 41
Debatte beenden
- 42
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
- 43
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Technik ausschalten
2 Personen
- 45
Catering abräumen
3 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 47
Abfall sammeln
3 Personen
- 48
Raum reinigen
3 Personen
- 49
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 50
Technik zurückbringen
2 Personen
- 51
Locationschlüssel zurückgeben
- 52
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 10
- Podiumstisch
- RednerstühleAnz. 5
- Umkleidetisch
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierplattenAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- Einkäufe
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 2
- AA-BatterienAnz. 12
Dekoration
- NamensschilderAnz. 110
- TischdeckenAnz. 10
- WegweiserAnz. 8
- InfotafelnAnz. 4
Büromaterial
- KugelschreiberAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 4
- SchereAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesenAnz. 2
- MülleimerAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Tipps
- Lege Thema und Debattenformat fest, bevor du Einladungen verschickst. Für jede Debatte sollten Redezeiten, Reihenfolge, Fragerunden und Abbruchregeln schriftlich feststehen.
- Reserviere den Raum früh und prüfe seine Ausstattung vor Ort. Plane neben Podiumstisch und Rednerstühlen auch ausreichend Sitzplätze, einen Akkreditierungstresen sowie Wegweiser ein.
- Sammle Debattenfragen über das Anmeldeformular und schließe die Sammlung spätestens sieben Tage vor dem Termin. So kann die Moderation daraus einen realistischen Programmablauf erstellen.
- Fordere Präsentationen mindestens 48 Stunden vorher an und teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Lautsprecher gemeinsam. Lege zusätzlich AA-Batterien und Verlängerungskabel bereit.
- Schicke den Debattierenden und der Moderation ein Briefing mit Thema, Rollen, Redezeiten und Regeln. Prüfe am Veranstaltungstag die Anmeldeliste, bereite Namensschilder vor und stelle Getränke sowie Kaffee rechtzeitig bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Debattabend planen?
- Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Thema, Format und Raumsuche. Einladungen sollten etwa vier Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Zu- und Absagen noch bearbeitet werden können.
- Wie viele Fragen braucht man für einen Debattabend?
- Plane pro Debattenstunde ungefähr vier bis sechs Kernfragen ein, abhängig von den Redezeiten. Sammle zusätzlich drei bis fünf Ersatzfragen für den Fall, dass eine Diskussion schneller endet.
- Wann sollte die Technik für einen Debattabend getestet werden?
- Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest etwa 60 Minuten vor Einlass. Präsentationen sollten mindestens 48 Stunden vorher vorliegen.
- Wie viel Zeit braucht der Einlass bei einem Debattabend?
- Rechne mit 30 bis 45 Minuten für Einlass und Akkreditierung, besonders wenn Namensschilder ausgegeben werden. Öffne den Akkreditierungstresen mindestens 30 Minuten vor Beginn und halte die Anmeldeliste griffbereit.
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