Cómo organizar una noche de debate sin improvisar

Una noche de debate funciona cuando el contenido, los tiempos y la parte técnica están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza definiendo el tema y el formato, y después reserva el lugar, confirma al moderador y reúne a los participantes. Las inscripciones, las preguntas y las normas de intervención deben quedar listas con antelación. El día del evento, concentra la preparación en acreditaciones, sonido, presentaciones, bebidas y una prueba completa del equipo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el tema del debate
2 personas
2
Definir el formato del debate
2 personas
3
Reservar el lugar
4
Contratar al moderador
5
Invitar a los debatientes
2 personas
6
Crear formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Colocar la promoción
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Reunir preguntas para el debate
2 personas
11
Elaborar el programa
2 personas
12
Redactar las normas de intervención
2 personas
13
Reservar técnica
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Informar a los debatientes sobre el contenido
2 personas
16
Enviar briefing a los moderadores
17
Comprobar la lista de inscripción
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Imprimir los programas
20
Imprimir las tarjetas del debate
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar las bebidas
2 personas
23
Recopilar las presentaciones
24
Probar el portátil y las presentaciones
2 personas

Evento

25
Preparar el mostrador de acreditación
2 personas
26
Ventilar el espacio
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Preparar la mesa del podio
2 personas
29
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
30
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
31
Colgar señalización
2 personas
32
Preparar el buffet de catering
3 personas
33
Recibir a los ponentes
2 personas
34
Comprobar los micrófonos de los ponentes
2 personas
35
Registrar a los visitantes
3 personas
36
Servir café y té
2 personas
37
Abrir el debate
38
Recoger preguntas del público
2 personas
39
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
40
Reponer los aperitivos
2 personas
41
Cerrar el debate
42
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
43
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

44
Apagar la técnica
2 personas
45
Retirar el catering
3 personas
46
Lavar la vajilla
3 personas
47
Recoger la basura
3 personas
48
Limpiar el espacio
3 personas
49
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
50
Devolver el equipo técnico
2 personas
51
Devolver las llaves del recinto
52
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 10
Mesa del escenario
Sillas para ponentescant. 5
Mesa de camerino

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Compras

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 2
Pilas AAcant. 12

Decoración

Credencialescant. 110
Mantelescant. 10
Carteles de flechascant. 8
Paneles informativoscant. 4

Artículos de oficina

Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 20
Portapapelescant. 6
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 2

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escobacant. 2
Papelelerascant. 6
Escoba y recogedorcant. 2

Consejos

Define el formato antes de invitar a nadie: fija la duración de cada intervención, el número de rondas y el tiempo reservado para preguntas del público. Así los debatientes reciben unas reglas claras desde el primer contacto.
Cierra participantes y moderador al menos 3 semanas antes. Envía después un briefing con el tema, el programa, las normas de intervención y la hora exacta de llegada.
No dejes las inscripciones para la última semana. Revisa la lista 48 horas antes, prepara las acreditaciones y coloca carteles con flechas desde la entrada hasta el mostrador de acreditación y la sala.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, presentaciones, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI y regletas. Lleva pilas AA y cables alargadores de repuesto.
Calcula la pausa y la recepción con cantidades concretas: prepara dos o tres bebidas por persona para la primera hora, enfríalas con antelación y deja listas las máquinas de café, teteras, termos, vasos y tazas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de debate?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y confirma al moderador durante la primera semana; deja cerrados participantes, programa y técnica como mínimo 7 días antes.
¿Cuánto debe durar una noche de debate?: Reserva entre 90 minutos y 2 horas para el debate, incluida una ronda de preguntas. Añade 30 minutos antes para acreditaciones y una pausa de 15 a 20 minutos si participan varias personas.
¿Cuándo hay que probar el equipo técnico?: Haz una prueba completa el día anterior y otra de 30 minutos el mismo día. Comprueba cada presentación en el portátil y verifica sonido, proyector, cables y pilas antes de que llegue el público.
¿Cuántas bebidas necesito para una noche de debate?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora, además de café o té si los sirves. Compra con margen para las preferencias dietéticas y enfría las bebidas varias horas antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.