Zo organiseer je een dealerdag zonder losse eindjes

Een dealerdag vraagt om een strakke volgorde: leg eerst datum, locatie en deelnemers vast en werk daarna het programma uit. Regel sprekers, presentaties en demonstratiemodellen ruim vóór je de catering en techniek definitief boekt. Op de dag zelf draait veel om registratie, duidelijke bewegwijzering en een technische briefing. Dit plan helpt je ook met details die vaak te laat worden geregeld, zoals dieetwensen, parkeerinformatie, leveringen en het schoon opleveren van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Deelnemerslijst opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma definitief maken
2 personen
7
Sprekers bevestigen
8
Presentaties verzamelen
9
Demonstratiemodellen selecteren
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Catering bestellen
12
Audiovisuele apparatuur reserveren
13
Bewegwijzering ontwerpen
14
Naambadges ontwerpen
15
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
16
Route-informatie versturen
17
Parkeerplaatsen controleren
18
Technische briefing voorbereiden
2 personen
19
Cateringbehoefte controleren
20
Aanmeldingen afsluiten
21
Deelnemerslijst afdrukken
22
Naambadges klaarleggen
23
Materialen verzamelen
2 personen
24
Locatie schoon opleveren
2 personen
25
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Registratiebalie opbouwen
2 personen
28
Presentatieruimte inrichten
3 personen
29
Demonstratiemodellen plaatsen
4 personen
30
Promotietafels inrichten
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Techniek aansluiten
2 personen
33
Presentaties testen
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen
38
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

39
Ontvangstgasten registreren
3 personen
40
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
41
Programma toelichten
42
Presentaties begeleiden
2 personen
43
Vragen uit de zaal verzamelen
44
Koffie en thee bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Demonstraties begeleiden
4 personen
48
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
50
Servies en bestek aanvullen
2 personen
51
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
52
Buffet afbouwen
3 personen
53
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
54
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Apparatuur uitschakelen
2 personen
56
Promotiemateriaal inpakken
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Locatie schoonmaken
3 personen
61
Materialen controleren
2 personen
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Overgebleven catering opslaan
2 personen
64
Leveranciersfacturen verzamelen
65
Bedankbericht versturen
66
Deelnemersgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Promotietafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikker
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenkflessenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelzakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Staande bannersaantal 6
Naambadgehoudersaantal 60
Rode loper
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummerkaartenaantal 10
Folderhoudersaantal 8
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 70

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen niet pas op de dag zelf: plan een vaste sluitingsdatum en gebruik de definitieve deelnemerslijst om dieetwensen, catering en naambadges te controleren. Houd rekening met wijzigingen tot minstens 48 uur vóór de dealerdag.
Plan de technische briefing vóór de eerste deelnemer arriveert. Test beamer, projectiescherm, laptop, draadloze microfoons, luidsprekers en presentatieklikker samen; leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en zet alle bestanden op één laptop. Zo hoef je niet tussen sprekers door verschillende versies of USB-sticks te zoeken.
Maak route-informatie en parkeren onderdeel van de uitnodiging of bevestiging. Controleer vooraf hoeveel parkeerplaatsen beschikbaar zijn en hang bewegwijzering vanaf de ingang tot de registratietafel op.
Controleer leveringen op de dag vóór of vroeg op de dag zelf, vooral catering, demonstratiemodellen en promotiemateriaal. Zet registratietafel, naambadges, garderoberekken en buffettafels klaar voordat de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dealerdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Bevestig datum en locatie eerst, leg daarna binnen 2 weken het programma en de sprekers vast. Reserveer audiovisuele apparatuur en catering uiterlijk 4 weken voor de dealerdag.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een dealerdag?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en een bevestiging met route- en parkeerinformatie 7 tot 10 dagen vóór de bijeenkomst. Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je aantallen, dieetwensen en naambadges kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een dealerdag?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, bewegwijzering, catering en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige audiovisuele test en een korte briefing met sprekers en medewerkers.
Wat moet je bij een dealerdag aan techniek testen?: Test minstens 60 minuten vóór ontvangst de laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker, microfoons en luidsprekers. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en microfoonstandaards en houd één reservekabel en reservepresentatie bij de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.