Cómo organizar una jornada de distribuidores sin perder detalles
Una jornada de distribuidores combina presentaciones, demostraciones, comidas y conversaciones comerciales, por lo que los retrasos se notan enseguida. Empieza por cerrar la fecha, el lugar y la lista de participantes; después fija el programa y confirma a los ponentes. Cuando el contenido esté definido, encarga el catering, reserva el equipo audiovisual y prepara la logística de llegada. El último control debe comprobar entregas, acreditaciones, señalización, aparcamiento y necesidades dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Elaborar la lista de participantes
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Definir el programa final
2 personas
- 7
Confirmar ponentes
- 8
Recopilar las presentaciones
- 9
Seleccionar modelos de demostración
2 personas
- 10
Hacer reservas
- 11
Pedir el catering
- 12
Reservar equipo audiovisual
- 13
Diseñar la señalización
- 14
Diseñar acreditaciones
- 15
Recoger material promocional
2 personas
- 16
Enviar información de ruta
- 17
Comprobar los aparcamientos
- 18
Preparar la reunión técnica
2 personas
- 19
Comprobar las necesidades de catering
- 20
Cerrar inscripciones
- 21
Imprimir la lista de participantes
- 22
Colocar las acreditaciones
- 23
Reunir los materiales
2 personas
- 24
Dejar el recinto limpio
2 personas
- 25
Recibir las entregas
2 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 28
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 29
Colocar modelos de demostración
4 personas
- 30
Montar las mesas promocionales
2 personas
- 31
Colgar señalización
2 personas
- 32
Conectar la técnica
2 personas
- 33
Probar presentaciones
2 personas
- 34
Probar los micrófonos
2 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Preparar el punto de café
2 personas
- 37
Preparar los aperitivos
3 personas
- 38
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
- 39
Registrar a los invitados de recepción
3 personas
- 40
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 41
Presentar el programa
- 42
Coordinar presentaciones
2 personas
- 43
Recoger preguntas del público
- 44
Reponer café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Coordinar demostraciones
4 personas
- 48
Reponer el buffet de cena
3 personas
- 49
Servir comidas especiales
2 personas
- 50
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
- 51
Guiar el cóctel de networking
3 personas
- 52
Desmontar el buffet
3 personas
- 53
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
- 54
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 55
Apagar el equipo
2 personas
- 56
Empaquetar material promocional
2 personas
- 57
Recoger la vajilla
3 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Limpiar el lugar
3 personas
- 61
Comprobar los materiales
2 personas
- 62
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 63
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 64
Recoger facturas de proveedores
- 65
Enviar mensaje de agradecimiento
- 66
Archivar los datos de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 8
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas promocionalescant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Cucharillas de cafécant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Cucharascant. 70
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Clic de presentación
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Cocina
- Termoscant. 6
- Botellas para servircant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cucharonescant. 8
- Bolsas isotérmicascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Banners verticalescant. 6
- Portanombrescant. 60
- Alfombra roja
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas con números de mesacant. 10
- Portafolletoscant. 8
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de notascant. 70
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y la lista de participantes antes de enviar invitaciones. Deja al menos 2 semanas para gestionar inscripciones y recoger preferencias dietéticas.
- Define el programa antes de elegir los modelos de demostración y recopilar presentaciones. Pide las diapositivas finales como mínimo 5 días antes para probar el portátil, el proyector, la pantalla y los micrófonos.
- Calcula el catering con el número de inscritos cerrado y revisa de nuevo las necesidades dietéticas 3 días antes. Prevé una zona separada para el registro, con mesa, acreditaciones y la lista impresa.
- Haz una reunión técnica en el recinto al menos 1 día antes. Comprueba sonido, imagen, cables alargadores, regletas, soportes de micrófono y la ubicación de las mesas de demostración.
- Envía la ruta y las opciones de aparcamiento junto con la información final del programa. Recibe las entregas antes de abrir el registro y coloca señalización, acreditaciones y material promocional con tiempo suficiente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de distribuidores?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, participantes y ponentes. Reserva el catering y el equipo audiovisual al menos 3 semanas antes, especialmente si la jornada incluye demostraciones.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes imprimir la lista de participantes, ajustar el catering y preparar las acreditaciones sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Cuándo hay que enviar las presentaciones de los ponentes?
- Pide las presentaciones finales como mínimo 5 días antes y haz una prueba técnica 1 día antes. No esperes a la mañana del evento para comprobar el proyector, el portátil, el sonido y los micrófonos inalámbricos.
- ¿Qué se revisa el día anterior a una jornada de distribuidores?
- Comprueba el montaje de mesas y sillas, la señalización, las acreditaciones, el equipo audiovisual y las entregas. También confirma el catering, la ruta de llegada y el aparcamiento para evitar cambios de última hora.
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