Organiser une journée concessionnaires sans rien laisser au dernier moment

Une journée concessionnaires se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les participants, puis le programme, les démonstrations et la logistique. Prévoyez plusieurs points de contrôle avant l’accueil : inscriptions, besoins alimentaires, présentations, badges et livraisons. Les oublis les plus fréquents concernent le matériel audiovisuel, le stationnement et les informations pratiques envoyées aux invités. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’au rangement du lieu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir la liste des participants
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Confirmer les intervenants
8
Rassembler les présentations
9
Sélectionner les modèles de démonstration
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Commander le catering
12
Réserver le matériel audiovisuel
13
Concevoir la signalétique
14
Créer les badges nominatifs
15
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
16
Envoyer les informations sur l’itinéraire
17
Vérifier les places de parking
18
Préparer le briefing technique
2 personnes
19
Vérifier les besoins en catering
20
Clôturer les inscriptions
21
Imprimer la liste des participants
22
Préparer les badges nominatifs
23
Rassembler le matériel
2 personnes
24
Remettre le lieu propre
2 personnes
25
Réceptionner les livraisons
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
28
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
29
Installer les modèles de démonstration
4 personnes
30
Installer les tables promotionnelles
2 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Brancher la technique
2 personnes
33
Tester les présentations
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le point café
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

39
Enregistrer les invités à l’accueil
3 personnes
40
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
41
Présenter le programme
42
Animer les présentations
2 personnes
43
Recueillir les questions de la salle
44
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Encadrer les démonstrations
4 personnes
48
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
49
Servir les repas diététiques
2 personnes
50
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
51
Animer le cocktail networking
3 personnes
52
Démonter le buffet
3 personnes
53
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
54
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

55
Éteindre l’équipement
2 personnes
56
Emballer le matériel promotionnel
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Nettoyer le lieu
3 personnes
61
Vérifier le matériel
2 personnes
62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
63
Stocker la restauration restante
2 personnes
64
Rassembler les factures des fournisseurs
65
Envoyer un message de remerciement
66
Archiver les données des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 8
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tables promotionnellesqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Bouteilles verseusesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Sacs isothermesqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Bannières sur piedqté 6
Supports de badges nominatifsqté 60
Tapis rouge
Compositions floralesqté 8
Cartes de numéros de tableqté 10
Présentoirs à brochuresqté 8
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 70

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 semaines avant la journée, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription fixée 2 à 3 semaines avant l’événement.
Finalisez le programme 10 à 14 jours avant l’accueil : confirmez chaque intervenant, récupérez les présentations et vérifiez que les modèles de démonstration correspondent au déroulé prévu.
Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin d’imprimer la liste des participants, préparer les badges nominatifs et transmettre au traiteur le nombre définitif de repas.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les microphones sans fil, les haut-parleurs et le cliqueur pendant un briefing technique prévu au moins 24 heures avant le début.
Envoyez l’itinéraire, les indications de parking et les horaires aux participants 3 à 5 jours avant la journée. Réservez aussi ce délai pour vérifier les livraisons, le buffet, les machines à café et les thermos.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée concessionnaires ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une échéance d’inscription 2 à 3 semaines avant l’événement pour avoir le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Quand clôturer les inscriptions pour une journée concessionnaires ?: Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’accueil. Vous pourrez alors confirmer le catering, imprimer la liste des participants et préparer les badges sans travailler avec des chiffres provisoires.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel audiovisuel ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant la journée, puis un contrôle rapide le matin même. Vérifiez notamment les microphones, les haut-parleurs, les rallonges, les multiprises, le vidéoprojecteur et le cliqueur.
Quand envoyer les informations de trajet et de parking ?: Envoyez l’itinéraire et les informations de stationnement 3 à 5 jours avant l’événement. Demandez aussi au lieu de confirmer les places disponibles avant l’envoi, afin d’éviter des consignes contradictoires.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.