Dealerdag organiseren: complete checklist

Een Dealerdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en catering. Je moet deelnemers tijdig registreren, sprekers en presentaties vastzetten en demonstratiemodellen op het juiste moment op locatie krijgen. Ook techniek, bewegwijzering, parkeerinformatie en dieetwensen bepalen of de dag soepel verloopt. Gebruik de checklist om eerst de basis te bevestigen, daarna de inhoud en logistiek te regelen en in de laatste week alles uitvoerbaar te maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Demonstratiemodellen selecteren
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Audiovisuele apparatuur reserveren
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges ontwerpen
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
Route-informatie versturen
Parkeerplaatsen controleren
Technische briefing voorbereiden
2 personen
Cateringbehoefte controleren
Aanmeldingen afsluiten
Deelnemerslijst afdrukken
Naambadges klaarleggen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Demonstratiemodellen plaatsen
4 personen
Promotietafels inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Ontvangstgasten registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Programma toelichten
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Demonstraties begeleiden
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Promotiemateriaal inpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Bedankbericht versturen
Deelnemersgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Promotietafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikker
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenkflessenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelzakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Staande bannersaantal 6
Naambadgehoudersaantal 60
Rode loper
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummerkaartenaantal 10
Folderhoudersaantal 8
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 70

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig datum en locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk een week vooraf mee, zodat deelnemers niet op de ochtend zelf hoeven uit te zoeken waar ze moeten zijn.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de Dealerdag af. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor naambadges, cateringhoeveelheden en de indeling van de registratietafel.
Plan een technische briefing met sprekers en presentatoren. Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker minimaal één keer vóór de ontvangst van de deelnemers.
Controleer dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en nogmaals bij de definitieve cateringbestelling. Reserveer naast buffettafels ook een duidelijke registratietafel en voldoende statafels voor informele gesprekken.
Werk op de dag zelf met een ontvangstvolgorde: leveringen aannemen, materialen en demonstratiemodellen controleren, naambadges klaarleggen en bewegwijzering ophangen voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Dealerdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers, catering en audiovisuele apparatuur uiterlijk 3 weken voor de Dealerdag.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een Dealerdag versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 werkdagen voor de bijeenkomst, zodat je de deelnemerslijst, naambadges en catering definitief kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek voor een Dealerdag te testen?: Plan minimaal 60 minuten voor een volledige technische test. Controleer daarbij beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers, verlengkabels, stekkerdozen en presentatieklikker samen met de presentatoren.
Wanneer moet ik de catering voor een Dealerdag definitief bestellen?: Geef de cateraar 5 tot 7 werkdagen vooraf de definitieve aantallen en dieetwensen. Controleer op de dag zelf of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en servies op de juiste plek klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.