Checklist pour organiser une journée des concessionnaires

Une journée des concessionnaires demande de coordonner les participants, les intervenants, les démonstrations et la logistique du lieu. Commencez par confirmer la date et le site, puis construisez le programme avant de réserver le catering et le matériel audiovisuel. Les dernières vérifications concernent surtout les inscriptions, les besoins alimentaires, les badges, le parking et les livraisons. Cette checklist vous permet d’avancer dans le bon ordre jusqu’au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Sélectionner les modèles de démonstration
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
Réserver le matériel audiovisuel
Concevoir la signalétique
Créer les badges nominatifs
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Vérifier les places de parking
Préparer le briefing technique
2 personnes
Vérifier les besoins en catering
Clôturer les inscriptions
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
Rassembler le matériel
2 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Réceptionner les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer les modèles de démonstration
4 personnes
Installer les tables promotionnelles
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Enregistrer les invités à l’accueil
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Présenter le programme
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les démonstrations
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel promotionnel
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement
Archiver les données des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 8
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tables promotionnellesqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Bouteilles verseusesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Sacs isothermesqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Bannières sur piedqté 6
Supports de badges nominatifsqté 60
Tapis rouge
Compositions floralesqté 8
Cartes de numéros de tableqté 10
Présentoirs à brochuresqté 8
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 70

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez une clôture des inscriptions au moins 7 jours avant l’événement pour imprimer la liste des participants et les badges.
Finalisez le programme avant de confirmer les intervenants et rassemblez leurs présentations au plus tard 3 jours avant. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place.
Pour les démonstrations, validez les modèles présentés et leur emplacement avec l’équipe technique au moins une semaine à l’avance. Cela évite de découvrir trop tard qu’une prise, une rallonge ou un espace manque.
Traitez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le décompte définitif au traiteur 3 à 5 jours avant. Vérifiez aussi le nombre de tables de buffet, de verres, d’assiettes et de couverts nécessaires.
Réceptionnez les livraisons avant l’arrivée des participants et gardez un créneau d’au moins 60 minutes pour installer la table d’inscription, la signalétique, les badges, le vidéoprojecteur, l’écran et les microphones.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des concessionnaires ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer le catering, le programme et les besoins matériels.
Quand réserver le traiteur pour une journée des concessionnaires ?: Faites une première réservation 3 à 4 semaines à l’avance, puis confirmez les quantités 3 à 5 jours avant. Utilisez le nombre d’inscrits et les réponses sur les allergies ou régimes alimentaires pour ajuster la commande.
Combien de temps prévoir pour installer le matériel audiovisuel ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes sur place pour installer et tester le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones, les rallonges et les multiprises. Ajoutez un briefing technique avant l’arrivée du public.
Quand préparer les badges nominatifs et la liste des participants ?: Imprimez la liste et préparez les badges après la clôture des inscriptions, généralement 2 à 3 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.