Checklist para organizar una jornada de distribuidores
Una jornada de distribuidores necesita más coordinación que una reunión comercial habitual: hay que cuadrar participantes, ponentes, demostraciones, catering y equipos técnicos. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y el recinto hasta recibir las entregas y dejar el espacio preparado. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las presentaciones, la señalización y la información de aparcamiento. Úsala para controlar las 66 tareas y los 55 materiales del plan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar las presentaciones
Seleccionar modelos de demostración
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
Reservar equipo audiovisual
Diseñar la señalización
Diseñar acreditaciones
Recoger material promocional
2 personas
Enviar información de ruta
Comprobar los aparcamientos
Preparar la reunión técnica
2 personas
Comprobar las necesidades de catering
Cerrar inscripciones
Imprimir la lista de participantes
Colocar las acreditaciones
Reunir los materiales
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colocar modelos de demostración
4 personas
Montar las mesas promocionales
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
Registrar a los invitados de recepción
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Presentar el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
Reponer café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar demostraciones
4 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Desmontar el buffet
3 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar material promocional
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Recoger facturas de proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar los datos de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 8
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas promocionalescant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Cucharillas de cafécant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Cucharascant. 70
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Clic de presentación
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Cocina
- Termoscant. 6
- Botellas para servircant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cucharonescant. 8
- Bolsas isotérmicascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Banners verticalescant. 6
- Portanombrescant. 60
- Alfombra roja
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas con números de mesacant. 10
- Portafolletoscant. 8
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de notascant. 70
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes y las inscripciones antes de imprimir acreditaciones o preparar la mesa de registro. Reserva al menos 3 días laborables para corregir nombres, cargos y empresas.
- Pide las presentaciones a los ponentes con una fecha límite concreta, idealmente 5 días antes. Así puedes comprobar el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y el clic de presentación durante la reunión técnica.
- Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y vuelve a comprobarlas antes de cerrar el catering. Haz esta revisión al menos 48 horas antes para evitar cambios de última hora en el buffet.
- Envía la información de ruta y revisa los aparcamientos entre 3 y 5 días antes. Incluye indicaciones claras para quienes lleguen con material promocional o necesiten descargar equipos.
- Programa la recepción de entregas antes del montaje y asigna a una persona para recibirlas. Comprueba que estén disponibles las acreditaciones, la señalización, los materiales promocionales, las mesas y el equipo audiovisual antes de abrir el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de distribuidores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, participantes, ponentes y reservas. Deja cerrados el programa, el catering y el equipo audiovisual como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes de la jornada. Ese margen permite imprimir la lista de participantes, preparar acreditaciones y comunicar al catering el número final y las necesidades dietéticas.
- ¿Qué hay que comprobar en la reunión técnica?
- Comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, los cables, las regletas y el clic de presentación. Haz una prueba completa al menos 1 día antes, con las presentaciones definitivas.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una jornada de distribuidores?
- Solicítalo al menos 7 días antes y confirma el número final de asistentes 48 horas antes. Revisa entonces las preferencias dietéticas, las bebidas, el servicio de café y la distribución de las mesas del buffet.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!