Tanzwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Tanzwettbewerb braucht mehr als einen Raum und gute Musik. Lege zuerst Format, Bewertung und Zeitplan fest, bevor du Anmeldungen verschickst oder Preise bestellst. Danach folgen Jury, Musikrechte, Teilnehmerdaten, Startgelder und die technische Vorbereitung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum geprüften Tanzboden am Veranstaltungstag – einschließlich der Punkte, die häufig erst kurz vor Beginn auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Location reservieren
Jurymitglieder ansprechen
2 Personen
Musikrechte prüfen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Preise bestellen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgelder erfassen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Spielplan erstellen
2 Personen
Jurykriterien drucken
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikreihenfolge testen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Catering bestellen
Programm veröffentlichen
Teilnehmerbrief versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Musik-Backup erstellen
Event
Location öffnen
2 Personen
Boden überprüfen
2 Personen
Wettkampfboden aufbauen
5 Personen
Jurytisch aufstellen
2 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Soundsystem anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Musikwiedergabe testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Jury-Briefing geben
2 Personen
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
Teilnehmer anmelden
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Programm durchsagen
Eröffnungstanz ankündigen
Runden betreuen
4 Personen
Musik pro Runde abspielen
2 Personen
Juryformulare austeilen
2 Personen
Juryformulare abholen
2 Personen
Punkte eingeben
2 Personen
Teilnehmende betreuen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finale betreuen
4 Personen
Preise bereitlegen
2 Personen
Preisverleihung betreuen
3 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Soundsystem ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
Wettkampfboden abbauen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Ergebnisse archivieren
Ergebnisse veröffentlichen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 150
- JurytischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- UmkleidebänkeAnz. 8
Sportmaterial
- Tanzbodenplatten
- StartnummernbänderAnz. 120
- KegelAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Laptop
- Ersatzlaptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 5
- USB-SticksAnz. 3
- TelefonladegeräteAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- GirlandenAnz. 12
- Bühnenhintergrund
- Roter Teppich
Dekorationsstoff
- TischdeckenAnz. 10
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
Büro
- JuryformulareAnz. 180
- ProgrammeAnz. 180
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 12
- NamensaufkleberAnz. 180
- A4-OrdnerAnz. 8
- DruckpapierAnz. 2
- MarkerAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
- Aktenvernichter
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 6
- Kasse
- Geldkassette
- Kartenterminal
- TaschenrechnerAnz. 3
- NotizblöckeAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Preise
- BecherAnz. 12
- MedaillenAnz. 36
- ZertifikateAnz. 120
- GeschenkgutscheineAnz. 12
- PreistütenAnz. 12
Sicherheit
- Rutschfeste MattenAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 20
- MarkierungsbandAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 3
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- MülleimerAnz. 8
- AbfallcontainerAnz. 4
Tipps
- Lege das Wettkampfformat fest, bevor du das Anmeldeformular erstellst. Kategorien, Startreihenfolge und Jurykriterien müssen zusammenpassen, sonst musst du Angaben später mehrfach ändern.
- Sammle die Musikdateien spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb und teste die Reihenfolge vollständig. Lege zusätzlich ein Musik-Backup auf USB-Sticks bereit und nimm einen Ersatzlaptop mit.
- Bestätige Teilnehmer, Startgelder und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Übersicht. Verschicke den Teilnehmerbrief mindestens 3 Tage vorher, damit Ankunft, Umkleiden und Ablauf klar sind.
- Plane Technik und Strom nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und beide Laptops bei einem vollständigen Durchlauf.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start. Prüfe zuerst den Tanzboden, stelle Jurytische und Sitzplätze auf und kontrolliere danach Mikrofone, Musik und die Ausgabe der Startnummernbänder.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Tanzwettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen legst du Format und Location fest, danach folgen Jury, Anmeldung, Sponsoren, Preise und Technik.
- Wann sollte man die Musik für einen Tanzwettbewerb sammeln?
- Fordere die Musik spätestens 3 Wochen vor dem Wettbewerb an und schließe die Sammlung 7 Tage vorher ab. Teste jede Datei und speichere ein vollständiges Backup auf mindestens einem USB-Stick.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tanzwettbewerb?
- Für einen kleinen Wettbewerb solltest du mindestens 6 bis 8 Freiwillige einteilen: Empfang, Startnummern, Musik, Mikrofon, Catering und Betreuung der Jury. Bei mehreren Sälen oder Kategorien brauchst du zusätzliche Personen.
- Wie lange vorher muss die Location am Wettbewerbstag geöffnet werden?
- Plane mindestens 2 Stunden Aufbauzeit ein, bei Tanzbodenplatten oder umfangreicher Technik besser 3 Stunden. So bleiben nach dem Bodencheck noch mindestens 30 Minuten für einen Musik- und Mikrofontest.
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