Dansvoorstelling organiseren: checklist van zaal tot applaus

Een dansvoorstelling organiseren vraagt meer dan een programma en een podium. Je regelt tegelijk de zaal, dansgroepen, repetities, techniek, kostuums, publieksontvangst en catering. Begin met de datum en locatie, werk daarna naar programma en repetities toe en sluit af met technische tests en publieksinformatie. Deze checklist helpt je de 71 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief de details die vaak pas op de voorstellingsdag problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Voorstellingsdatum vastleggen
2 personen
Dansgroepen bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Repetitietijden vastleggen
2 personen
Geluidseisen inventariseren
2 personen
Technische apparatuur reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Vrijwilligers inplannen
Draaiboek afdrukken
Bezoekersinformatie versturen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Reservekopie maken
Kostuums controleren
3 personen
Kostuums labelen
2 personen
Programma's afdrukken
Naambadges voorbereiden
Decoratie controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Kostuums naar locatie brengen
2 personen
Techniek naar locatie brengen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
Muziek testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Dansers laten omkleden
2 personen
Laatste warming-up begeleiden
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Publieksvragen opvangen
Kleedkamers bewaken
Avondprogramma klaarzetten
3 personen
Tweede ontvangst verzorgen
3 personen
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
Slotapplaus begeleiden
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kostuums verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal opruimen
5 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Kostuums terugbrengen
2 personen
Hergebruikbare materialen reinigen
2 personen
Ongebruikte catering opbergen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 40
Ontvangstbalie
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Back-uplaptop
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
DI-box
Laptopstandaard
USB-sticksaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Audiokabels
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Werklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Programmabordenaantal 2
Stoffen achtergronddoekenaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Plakstripsaantal 2
Naambadgesaantal 40

Servies

Waterglazenaantal 150
Koffiebekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveertraysaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische eisen per dansgroep uiterlijk 3 weken vooraf vast. Controleer daarna alle muziekbestanden op de laptop, maak een reservekopie en zet die ook op een USB-stick en de back-uplaptop.
Plan naast het optreden minimaal 1 volledige doorloop met geluid, microfoons, speakers, mengpaneel, LED-spots en werklampen. Test verlenghaspels, stekkerdozen en audiokabels vóórdat het publiek binnenkomt.
Label kostuums per danser of groep en richt de kleedkamers in met kledinghangers en kleedkamerrekken. Leg een korte controle vast op 7 dagen vooraf en nogmaals op de dag zelf.
Verstuur bezoekersinformatie uiterlijk 5 dagen voor de voorstelling. Zet daarin de aanvangstijd, route naar de zaal, ingang, ontvangstbalie en eventuele dieet- of cateringinformatie.
Maak het draaiboek niet alleen digitaal: druk 1 exemplaar per coördinator en minstens 2 extra kopieën af. Wijs vóór de start iemand aan voor techniek, ontvangst en backstage, zodat vragen niet bij één persoon blijven liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de datum, zaal en dansgroepen. Plan uiterlijk 6 weken voor de voorstelling het programma, de repetitietijden en de technische apparatuur.
Wanneer moet ik de muziek voor een dansvoorstelling aanleveren?: Verzamel alle muziekbestanden minimaal 3 weken vooraf. Controleer ze daarna op de afspeellaptop, maak een reservekopie en test de bestanden nog een keer tijdens de volledige doorloop.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een dansvoorstelling?: Reserveer minimaal 3 uur voor stoelen, tafels, ontvangstbalie, decor, verlichting en techniek. Plan daarna minstens 1 uur voor een technische test en een korte repetitie op de speellocatie.
Wanneer verstuur ik bezoekersinformatie voor een dansvoorstelling?: Stuur de informatie uiterlijk 5 dagen voor de voorstelling. Vermeld de aanvangstijd, route, ingang, ontvangst en praktische informatie over het programma of catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.