La checklist pour organiser un spectacle de danse

Un spectacle de danse demande de coordonner les groupes, la salle, les répétitions et la technique bien avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au contrôle des fichiers musicaux. Elle couvre aussi les éléments souvent oubliés : costumes étiquetés, badges, signalétique, bénévoles, sauvegarde de la musique et besoins alimentaires. Utilisez-la comme fil conducteur, puis répartissez les tâches entre plusieurs responsables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la salle
Fixer la date du spectacle
2 personnes
Confirmer les groupes de danse
Établir le programme
2 personnes
Fixer les horaires de répétition
2 personnes
Recenser les exigences sonores
2 personnes
Réserver le matériel technique
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Planifier les bénévoles
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations aux visiteurs
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Créer une copie de sauvegarde
Vérifier les costumes
3 personnes
Étiqueter les costumes
2 personnes
Imprimer les programmes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la décoration
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Acheminer les costumes sur le site
2 personnes
Acheminer le matériel technique sur le lieu
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Tester la musique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les programmes
Accueillir les participants
3 personnes
Faire se changer les danseurs
2 personnes
Encadrer le dernier échauffement
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Animer le spectacle
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Répondre aux questions du public
Surveiller les vestiaires
Préparer le programme de la soirée
3 personnes
Assurer un second accueil
3 personnes
Animer la représentation du soir
4 personnes
Coordonner les applaudissements finaux
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les costumes
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger la salle
5 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rapporter les costumes
2 personnes
Nettoyer les matériaux réutilisables
2 personnes
Ranger la restauration non utilisée
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 8
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40
Accueil
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtier DI
Support pour ordinateur portable
Clés USBqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Câbles audio
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes de chantierqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Panneaux du programmeqté 2
Toiles de fond en tissuqté 2
Serre-câblesqté 100
Bandes adhésivesqté 2
Badges nominatifsqté 40

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Gobelets à caféqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez la salle avant de confirmer les groupes : prévoyez ensuite des créneaux de répétition clairement attribués à chaque groupe.
Demandez les besoins sonores de chaque danse au moins 3 semaines avant le spectacle. Rassemblez tous les fichiers musicaux dans un même dossier, vérifiez-les et gardez une copie sur une deuxième clé USB.
Préparez les costumes plusieurs jours à l’avance : vérifiez chaque tenue, étiquetez les cintres et installez suffisamment de portants en loge pour éviter les changements désordonnés.
N’attendez pas la dernière semaine pour organiser l’accueil. Imprimez les badges, le programme et les panneaux directionnels, puis transmettez aux visiteurs les horaires et les informations pratiques.
Désignez les bénévoles par créneau et par poste, notamment pour l’accueil, les loges et la technique. Imprimez le déroulé et prévoyez un ordinateur portable de secours ainsi que des rallonges, multiprises et câbles vérifiés.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un spectacle de danse ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord la salle, fixez le programme et confirmez les groupes, puis planifiez la technique, les invitations et le catering.
Combien de temps prévoir pour les répétitions d’un spectacle de danse ?: Prévoyez plusieurs créneaux selon le nombre de groupes et gardez une répétition générale avant le spectacle. Réservez aussi du temps pour tester les entrées, les sorties, les changements de costumes et les fichiers musicaux.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant le spectacle. Fixez une date limite d’inscription afin de connaître à temps le nombre de visiteurs et leurs besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier pour la musique le jour du spectacle ?: Testez chaque fichier musical avant l’ouverture des portes et vérifiez son ordre dans le déroulé. Gardez une copie de sauvegarde sur une deuxième clé USB et laissez un ordinateur portable de secours à proximité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.