Tanzvorstellung organisieren: die komplette Checkliste
Eine Tanzvorstellung braucht deutlich mehr als ein Programm und eine Bühne. Du musst Saal, Tanzgruppen, Proben, Beschallung, Musikdateien, Kostüme, Einladungen und Helfer rechtzeitig zusammenbringen. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Einkauf durch die Vorbereitung. Besonders Technik, Umkleiden und Besucherinformationen werden häufig zu spät geklärt – obwohl kleine Lücken am Veranstaltungstag schnell den Ablauf stören.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Vorführungsdatum festlegen
2 Personen
Tanzgruppen bestätigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Probenzeiten festlegen
2 Personen
Anforderungen an die Beschallung erfassen
2 Personen
Technische Geräte reservieren
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Freiwillige einplanen
Drehbuch ausdrucken
Besucherinformationen versenden
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Sicherungskopie erstellen
Kostüme prüfen
3 Personen
Kostüme beschriften
2 Personen
Programme ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
Dekoration überprüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kostüme zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Technik zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
Musik testen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Programme bereitlegen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Tänzer zum Umziehen schicken
2 Personen
Letztes Aufwärmen begleiten
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Aufführung begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Publikumsfragen entgegennehmen
Umkleidekabinen bewachen
Abendprogramm bereitstellen
3 Personen
Zweite Begrüßung betreuen
3 Personen
Abendvorstellung begleiten
4 Personen
Schlussapplaus begleiten
2 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Kostüme einsammeln
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Raum aufräumen
5 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
Kostüme zurückbringen
2 Personen
Wiederverwendbare Materialien reinigen
2 Personen
Übriges Catering verstauen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 8
- UmkleideracksAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 40
- Empfangstresen
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Ersatzlaptop
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- DI-Box
- Laptopständer
- USB-SticksAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Audiokabel
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- ArbeitslampenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- ProgrammschilderAnz. 2
- StoffhintergründeAnz. 2
- KabelbinderAnz. 100
- KlebestreifenAnz. 2
- NamensschilderAnz. 40
Geschirr
- WassergläserAnz. 150
- KaffeebecherAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
Reinigung
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Saal und Technik frühzeitig gemeinsam. Kläre mindestens 6 Wochen vor der Aufführung, wie viele Mikrofone, Lautsprecher, Kabel und Anschlüsse tatsächlich gebraucht werden.
- Sammle alle Musikdateien nicht erst bei der Generalprobe. Lege eine Sicherungskopie auf einem USB-Stick an und teste jede Datei spätestens 7 Tage vorher auf dem vorgesehenen Laptop.
- Plane für jede Tanzgruppe feste Probenzeiten und beschrifte die Kostüme. Zusätzliche Kleiderbügel, Umkleideracks und Arbeitslampen sparen am Veranstaltungstag Zeit bei der Ausgabe und beim Umziehen.
- Verschicke Einladungen und Besucherinformationen in zwei Schritten: die Einladung etwa 4 Wochen vorher, die konkreten Hinweise zu Einlass, Programm und Ablauf spätestens 3 Tage vor der Vorstellung.
- Bereite Empfang und Saal am Aufführungstag mindestens 2 Stunden vorher vor. Stelle Wegweiser, Willkommensschild, Namensschilder und Programmschilder auf und sichere Audiokabel sowie Verlängerungskabel mit Gaffer Tape.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Aufführungstermin. Saal, Tanzgruppen, Probenzeiten, Catering und technische Geräte sollten spätestens 6 Wochen vorher bestätigt sein.
- Wann müssen die Musikdateien für eine Tanzaufführung fertig sein?
- Sammle die Dateien spätestens 2 Wochen vor der Vorstellung und prüfe sie 7 Tage vorher auf dem Veranstaltungs-Laptop. Erstelle danach eine Sicherungskopie auf einem zweiten USB-Stick.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanzvorstellung?
- Plane mindestens 2 Stunden für Empfang, Sitzplätze, Umkleiden, Dekoration und Technik ein. Für einen vollständigen Soundcheck mit Mikrofonen, Mischpult und Lautsprechern solltest du zusätzlich 60 Minuten reservieren.
- Wann soll man die Besucherinformationen verschicken?
- Schicke die Einladung ungefähr 4 Wochen vorher. Einlasszeit, Wegbeschreibung, Programmhinweise und andere praktische Informationen sollten spätestens 3 Tage vor der Tanzvorstellung an die Besucher gehen.
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