Dansproefles organiseren: complete checklist

Een dansproefles organiseren lukt soepel als je eerst de docent en zaal vastlegt en daarna pas de deelnemers werft. In deze checklist zie je welke voorbereiding nodig is voor inschrijvingen, muziek, ontvangst, catering en techniek. Denk niet alleen aan de les zelf: een geventileerde zaal, vrije dansvloer en getest geluid voorkomen problemen bij de start. Plan op de dag zelf tijd voor registratie, begeleiding naar de zaal en een korte uitleg voordat de proefles begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Dansdocent bevestigen
Reservering van de zaal maken
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden delen
Muziek en lessen afstemmen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal ventileren
Dansvloer controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Deelnemers naar de zaal begeleiden
Welkomstwoord geven
Dansproefles begeleiden
2 personen
Water en dranken klaarzetten
Pauzesnacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede danssessie begeleiden
2 personen
Lichte maaltijd serveren
3 personen
Vrij dansmoment begeleiden
2 personen
Vragen van deelnemers beantwoorden
Inschrijvingen voor vervolglessen noteren
2 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten afsluiten
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijvingstafel
Buffettafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Reservebatterijen

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Keuken

Waterkannenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Naamstickersaantal 40
Pennenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezem
Dweil
Emmeraantal 2
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de dansdocent en zaal minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Stem meteen af hoeveel deelnemers passen, welke muziek nodig is en hoeveel ruimte vrij moet blijven op de dansvloer.
Open het aanmeldformulier zodra de locatie en lestijd vaststaan, bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de proefles. Vraag daarbij dieetwensen en contactgegevens uit, zodat je de deelnemerslijst uiterlijk 2 dagen vooraf kunt verwerken.
Deel het programma en de praktische informatie minstens 5 dagen van tevoren. Vermeld aankomsttijd, kledingadvies, route naar de zaal en hoe laat de les werkelijk begint; deelnemers komen anders verspreid binnen.
Test geluidsinstallatie, laptop, mengpaneel en microfoon minimaal 60 minuten voor aanvang. Leg verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen klaar en controleer of de muziekbestanden zonder internetverbinding afspelen.
Reserveer op de dag zelf minstens 30 minuten voor ventileren, het controleren van de dansvloer en het opstellen van stoelen en tafels. Zet de inschrijvingstafel en welkomsttafel vóór de deuren opengaan klaar met naamstickers en pennen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansproefles organiseren?: Leg de docent en zaal bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Open daarna de inschrijving en stuur het definitieve programma uiterlijk 5 dagen voor de proefles.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansproefles op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor techniek, zaal en ontvangst. Trek daarnaast 15 tot 30 minuten uit voor registratie en het begeleiden van deelnemers voordat de les begint.
Wat moet ik regelen voor de muziek van een dansproefles?: Verzamel de muziekbestanden uiterlijk 3 dagen vooraf en stem de volgorde met de docent af. Test alle bestanden op de laptop en speakers minimaal 60 minuten voor aanvang.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen verwerken?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 2 dagen voor de proefles, zodat je de aanwezigheidslijst kunt afdrukken en dieetwensen kunt verwerken. Controleer de lijst nog één keer bij de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.