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Tanz-Schnupperstunde organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Tanz-Schnupperstunde müssen Anmeldung, Tanzlehrer, Saal und Technik eng zusammenspielen. Plane zuerst Termin, Raum und Unterricht, danach Einladungen, Anmeldeformular und Verpflegung. Am Veranstaltungstag zählen ein getestetes Mikrofon, funktionierende Lautsprecher und ein klarer Empfang am Anmeldetisch. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, welche Kleinigkeiten häufig erst kurz vor Beginn auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Tanzlehrer bestätigen

  • Saalreservierung vornehmen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten teilen

  • Musik und Unterricht abstimmen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal lüften

  • Tanzfläche kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Willkommenstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Teilnehmer in den Saal begleiten

  • Begrüßungswort sprechen

  • Schnupper-Tanzunterricht begleiten

    2 Personen

  • Wasser und Getränke bereitstellen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweite Tanzsession betreuen

    2 Personen

  • Leichte Mahlzeit servieren

    3 Personen

  • Freien Tanzmoment begleiten

    2 Personen

  • Fragen der Teilnehmenden beantworten

  • Anmeldungen für Folgekursen notieren

    2 Personen

  • Verabschiedung und Dankeswort organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verschließen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Anmeldetisch
  • BuffetischeAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Ersatzbatterien

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 4

Küche

  • WasserkannenAnz. 4
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2

Dekoration

  • Willkommensschild
  • NamensaufkleberAnz. 40
  • StifteAnz. 10
  • TischdekorationAnz. 4

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 4

Reinigung

  • Besen
  • Wischmopp
  • EimerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor der Tanz-Schnupperstunde, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und die benötigte Bestuhlung planen kannst.
  • Bestätige Tanzlehrer, Unterrichtszeiten und Musik mindestens 7 Tage vorher. Sammle die Musikdateien vorab auf dem Laptop und teste die Reihenfolge einmal vollständig.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein: Saal lüften, Tanzfläche kontrollieren, Tische und Stühle stellen sowie Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Verlängerungskabel anschließen.
  • Richte den Anmeldetisch 30 bis 45 Minuten vor Beginn ein. Lege Anwesenheitsliste, Namensaufkleber und Stifte bereit und stelle das Willkommensschild gut sichtbar am Eingang auf.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Wasserkannen, Trinkgläser, Kaffeetassen sowie Geschirr erst nach dem Aufbau bereit. So bleiben Wege zur Tanzfläche frei und nichts kippt während des Unterrichts um.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich eine Tanz-Schnupperstunde organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Saalreservierung und der Bestätigung des Tanzlehrers. Einladungen und Anmeldeformular sollten mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt beziehungsweise geöffnet werden.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Tanz-Schnupperstunde?
Plane mindestens 90 Minuten für Lüften, Bestuhlung, Anmeldung, Technik und einen Musiktest ein. Öffne den Saal idealerweise 2 Stunden vor Beginn, wenn die Technik noch nicht vertraut ist.
Wann soll ich die Musik für die Tanz-Schnupperstunde vorbereiten?
Sammle die Musikdateien spätestens 3 Tage vorher und stimme sie mit dem Unterrichtsablauf ab. Teste am Veranstaltungstag alle Titel, Lautstärken und das Mikrofon mindestens 30 Minuten vor dem Einlass.
Was brauche ich am Empfang einer Tanz-Schnupperstunde?
Am Anmeldetisch brauchst du eine gedruckte Anwesenheitsliste, Namensaufkleber, Stifte und ein gut sichtbares Willkommensschild. Richte den Empfang 30 bis 45 Minuten vor Beginn ein, damit die Registrierung ohne Verzögerung starten kann.

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