Dansparade organiseren: checklist en planning

Een dansparade vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en dansgroepen regelen. Je legt eerst datum, route, startpunt en vergunning vast; daarna volgen deelnemers, vrijwilligers, veiligheid en catering. In de laatste week controleer je het draaiboek, de muziekbestanden, badges en routeborden. Deze checklist helpt je de 74 taken in een logische volgorde af te werken, zodat artiesten, publiek en verkeersregelaars op tijd weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
3 personen
Vergunning controleren
2 personen
Route en startpunt reserveren
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Dansgroepen benaderen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldformulier openen
Routekaart publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
EHBO-post afstemmen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Catering per dieetwens labelen
2 personen
Route bewegwijzeren
4 personen
Start- en eindpunt afzetten
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Verlichting installeren
3 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Dansgroepen ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Artiesten laten soundchecken
3 personen
Openingsdans begeleiden
3 personen
Parade opstellen
6 personen
Parade begeleiden
12 personen
Publiek langs de route begeleiden
8 personen
Verkeerspunten bemannen
8 personen
Muziek tijdens de route bedienen
3 personen
Water uitdelen
4 personen
Dansworkshops begeleiden
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Optredens aankondigen
Optredens begeleiden
4 personen
Podiumgeluid bedienen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
EHBO-verzoeken opvangen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten legen
3 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
6 personen

Nazorg

Catering afbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Vermiste spullen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DJ-controller
Laptopaantal 2
Koptelefoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Haspelsaantal 6
Powerbanksaantal 8

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompenaantal 4
Podiumdoekenaantal 4
Routebordenaantal 20
Pijlbordenaantal 16
Afzetlintaantal 10
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiebekersaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Keukenkommenaantal 8
Voedselbakkenaantal 16
Etikettenrollenaantal 4
Koeltassenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startpunt en vergunning. Een routewijziging werkt door in de routekaart, bewegwijzering, verkeersregelaars en communicatie naar deelnemers.
Bevestig dansgroepen en optredens uiterlijk 4 weken vooraf. Stuur artiesten daarna één informatiebericht met aankomsttijd, kleedruimte, optredenstijd, geluidsafspraken en contactpersoon.
Open het aanmeldformulier zodra route en programma voldoende vaststaan en sluit het uiterlijk 7 dagen voor de parade. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat catering per dieetwens kan worden gelabeld en apart gezet.
Plan de veiligheidsbriefing niet op de ochtend zelf: instrueer verkeersregelaars en stem de EHBO-post 1 tot 2 weken vooraf af. Geef iedereen een routekaart, meldpunt en telefoonnummer van de organisatie.
Controleer 2 dagen vooraf alle materialen en techniek: actieve speakers, subwoofers, mengpaneel, microfoons, kabels, haspels, verlichting en routeborden. Laad powerbanks op en test muziekbestanden op de laptop voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansparade organiseren?: Start 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startpunt en vergunning. Reserveer de route en benader dansgroepen in dezelfde eerste fase; de laatste week is bedoeld voor controle, briefing en opbouwplanning.
Wanneer moet ik een vergunning voor een dansparade regelen?: Controleer de vergunningseisen zodra je route en datum hebt gekozen, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Dien een aanvraag in binnen de termijn van jouw gemeente, omdat een route door de openbare ruimte extra verkeers- en veiligheidsafspraken kan vragen.
Wanneer sluit ik de aanmeldingen voor een dansparade?: Sluit het aanmeldformulier ongeveer 7 dagen voor de parade. Dan heb je tijd om deelnemers te verwerken, badges en polsbandjes te sorteren en dieetwensen aan de catering door te geven.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een dansparade?: Reserveer minimaal 3 uur voor opbouw als je tenten, tafels, geluidsapparatuur, verlichting en bewegwijzering plaatst. Plan daarna tijd voor een geluidstest en controleer vóór de start of alle routeborden en pijlborden zichtbaar staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.