Tanzparade organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Tanzparade müssen Strecke, Musik, Tanzgruppen und Helfer gleichzeitig koordiniert werden. Lege zuerst Datum und Route fest und kläre die Genehmigung, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. Später entscheidet eine genaue Ablaufplanung darüber, ob Technik, Umkleiden, Verpflegung und Verkehrsregelung rechtzeitig bereitstehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Ausschildern der Strecke.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
3 Personen
Genehmigung prüfen
2 Personen
Route und Startpunkt reservieren
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Tanzgruppen kontaktieren
2 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Anmeldeformular öffnen
Streckenkarte veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station abstimmen
2 Personen
Künstlerinformationen versenden
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Catering nach Ernährungswunsch kennzeichnen
2 Personen
Route ausschildern
4 Personen
Start- und Endpunkt absperren
4 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Stromversorgung anschließen
3 Personen
Beleuchtung installieren
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

Tanzgruppen empfangen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Künstler den Soundcheck machen lassen
3 Personen
Eröffnungstanz betreuen
3 Personen
Parade aufstellen
6 Personen
Parade begleiten
12 Personen
Publikum entlang der Strecke begleiten
8 Personen
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
Musik entlang der Strecke steuern
3 Personen
Wasser verteilen
4 Personen
Tanzworkshops begleiten
5 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Auftritte ankündigen
Auftritte betreuen
4 Personen
Bühnensound bedienen
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Erste-Hilfe-Anfragen aufnehmen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Abfallstationen leeren
3 Personen
Abschluss ankündigen
Besucher sicher abreisen lassen
6 Personen

Nachbereitung

Catering abbauen
4 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
4 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Möbel abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Wegweiser entfernen
4 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Vermisste Gegenstände erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DJ-Controller
LaptopAnz. 2
KopfhörerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelrollenAnz. 6
PowerbanksAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonpumpenAnz. 4
BühnentücherAnz. 4
WegweiserAnz. 20
WegweiserAnz. 16
AbsperrbandAnz. 10
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeebecherAnz. 120
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 8
KüchenschüsselnAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 16
EtikettenrollenAnz. 4
KühltaschenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
DesinfektionssprayAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Route und Genehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Parade. Reserviere Startpunkt und Strecke erst, wenn feststeht, wo Musik, Gruppen und Erste-Hilfe-Station sicher untergebracht werden können.
Bestätige Tanzgruppen nicht nur mündlich: Sammle Auftritt, Ankunftszeit, Musikdateien und besondere Anforderungen spätestens 3 Wochen vorher in einer gemeinsamen Übersicht.
Plane die Helfer nach Aufgaben statt nur nach Gesamtzahl. Für Einlass, Verkehrsregelung, Technik, Umkleide und Erste Hilfe solltest du die Zuständigkeiten spätestens 2 Wochen vorher einweisen.
Prüfe die Tontechnik mindestens 3 Tage vor dem Termin vollständig: aktive Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Funkmikrofone, DJ-Controller, Laptop, Kabelrollen und Verlängerungskabel müssen zusammen getestet werden.
Kennzeichne Catering nach Ernährungswunsch und lagere Getränke gekühlt. Bereite Snacks am Vortag vor, sortiere Armbänder und Badges und stelle Wegweiser sowie Beleuchtung spätestens 2 Stunden vor dem Start bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Tanzparade anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Prüfung der Genehmigung und der Reservierung von Route und Startpunkt. Je nach Strecke und Verkehrsregelung können zusätzliche Abstimmungen nötig sein.
Wann sollte ich Tanzgruppen für eine Tanzparade kontaktieren?: Kontaktiere Tanzgruppen etwa 8 Wochen vorher und bestätige die Auftritte spätestens 3 Wochen vor der Parade. Musikdateien, Ankunftszeiten und Künstlerinformationen sollten danach gesammelt und geprüft werden.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Tanzparade?: Eine feste Zahl hängt von Streckenlänge und Teilnehmerzahl ab. Plane jedoch getrennte Zuständigkeiten für Einlass, Verkehrsregelung, Technik, Umkleide, Verpflegung und Erste Hilfe ein und weise alle Helfer mindestens 2 Wochen vorher ein.
Wann muss die Technik für die Tanzparade aufgebaut und geprüft sein?: Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DJ-Controller, Laptop und Kabel mindestens 3 Tage vorher. Am Veranstaltungstag sollte der komplette Aufbau spätestens 2 Stunden vor dem Start abgeschlossen sein.

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