Checklist pour organiser un défilé de danse

Un défilé de danse demande une coordination précise entre le parcours, les groupes, la musique et la sécurité. Commence par bloquer la date, obtenir l’autorisation et réserver le point de départ avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer les artistes, recruter les bénévoles et préparer le matériel. Cette checklist suit l’ordre utile, jusqu’au balisage du parcours et à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
Vérifier le permis
2 personnes
Réserver l’itinéraire et le point de départ
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Contacter des groupes de danse
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la carte du parcours
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Coordonner le poste de premiers secours
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Étiqueter le catering par régime alimentaire
2 personnes
Balisage du parcours
4 personnes
Balisage du point de départ et d'arrivée
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Accueillir les groupes de danse
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Faire faire la balance sonore aux artistes
3 personnes
Encadrer la danse d’ouverture
3 personnes
Mettre en place le défilé
6 personnes
Encadrer la parade
12 personnes
Encadrer le public le long du parcours
8 personnes
Occuper les points de circulation
8 personnes
Gérer la musique pendant le parcours
3 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Animer les ateliers de danse
5 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les spectacles
4 personnes
Gérer le son de scène
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Répondre aux demandes de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
3 personnes
Annoncer la clôture
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
6 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Contrôleur DJ
Ordinateur portableqté 2
Casques audioqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Enrouleursqté 6
Batteries externesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 4
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 16
Ruban de balisageqté 10
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Gobelets à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 6
Louchesqté 8
Pincesqté 8
Bols de cuisineqté 8
Bacs alimentairesqté 16
Rouleaux d'étiquettesqté 4
Sacs isothermesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Spray désinfectantqté 6
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le parcours au moins 6 à 8 semaines avant le défilé : le permis, le point de départ et les régulateurs de trafic dépendent souvent du même itinéraire.
Prévois un briefing des bénévoles 60 à 90 minutes avant le départ. Donne aux régulateurs un plan imprimé, les points de passage et un numéro de contact unique.
Teste les fichiers musicaux et la table de mixage la veille, puis garde une copie sur l’ordinateur portable et une seconde sur un support de secours. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et enrouleurs.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement si tu dois préparer des bracelets, badges ou besoins alimentaires. Étiquette le catering par régime pour éviter les recherches au moment du service.
Installe le balisage et les panneaux indicateurs avant l’arrivée du public. Prévois un contrôle final 30 minutes avant le départ pour vérifier le parcours, les tentes, l’éclairage et le poste de premiers secours.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un défilé de danse ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les premières semaines servent à fixer l’itinéraire, vérifier le permis, réserver le départ et contacter les groupes de danse.
Combien de temps avant faut-il confirmer les artistes ?: Confirme les prestations au plus tard 3 à 4 semaines avant le défilé. Tu auras ainsi le temps d’établir le programme musical, d’envoyer les informations aux artistes et de vérifier leurs besoins techniques.
Quand recruter les bénévoles pour un défilé de danse ?: Recrute-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis organise un briefing final 60 à 90 minutes avant le départ. Prévois des personnes pour l’accueil, le parcours, la circulation, le catering et les premiers secours.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Fais l’inventaire et vérifie la liste des courses 3 à 5 jours avant. Achète les produits frais la veille, prépare les en-cas le jour même et stocke les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil.

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