Dansdemonstratie organiseren: checklist en planning

Een dansdemonstratie staat of valt met een strak programma, een veilige vloer en techniek die vooraf is getest. Leg eerst locatie, datum, dansgroepen en muziekvolgorde vast; werk daarna toe naar uitnodigingen, catering en de inrichting. Plan op de dag zelf tijd voor het openen van de locatie, de vloerinspectie en de geluidscheck. Met deze checklist houd je ook zaken bij die vaak blijven liggen, zoals een muziekback-up, artiesteninformatie en een duidelijke podiumzone.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Dansgroepen bevestigen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Draaiboek afdrukken
Artiesteninformatie versturen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Muziekvolgorde controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Weersverwachting controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Vloer inspecteren
2 personen
Dansvloer vrijmaken
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone markeren
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting opstellen
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Infotafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Programma klaarleggen
Dansgroepen ontvangen
2 personen
Artiesten aanmelden
2 personen
Opwarmruimte controleren
2 personen
Publieksontvangst starten
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Opening aankondigen
Dansoptredens begeleiden
3 personen
Muziek bedienen
2 personen
Microfoon bedienen
Artiesten begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Gebruikte glazen ophalen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
Pauzeprogramma aankondigen
Avondprogramma aankondigen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Dansvloer schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur droog opbergen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Foto- en videomateriaal veiligstellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 140
Tafelkledenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamerschermenaantal 4
Krukkenaantal 12
Afzetpalenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofers
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Muziekback-uptelefoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Geheugensticksaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboog
Vlaggenlijnenaantal 6
Podiumdoekenaantal 4
Plantenaantal 8
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Taartvorkjesaantal 150
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Vuilnisbakkenaantal 8
Wegwerpdoekjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 60 minuten tussen het openen van de locatie en de start van de demonstratie. Gebruik die tijd voor de vloerinspectie, het vrijmaken van de dansvloer, het opstellen van stoelen en tafels en de geluidsinstallatie.
Test de muziekbestanden uiterlijk één dag vooraf in de geplande volgorde. Neem daarnaast een muziekback-uptelefoon en een geheugenstick mee; controleer ook laptop, mengpaneel, speakers en draadloze microfoons.
Markeer de podiumzone voordat het publiek binnenkomt en houd de dansvloer volledig vrij van tafels, kabels en decoratie. Zet verlengkabels vast met gaffer tape en controleer of noodlampen en afzetpalen beschikbaar zijn.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de demonstratie, zodat je de cateringhoeveelheden nog kunt aanpassen. Koel dranken pas nadat de boodschappen zijn gecontroleerd en zet afvalbakken op meerdere zichtbare plekken.
Stuur artiesteninformatie en het draaiboek minimaal 3 dagen vooraf naar de dansgroepen. Print op de dag zelf minstens één extra exemplaar van het draaiboek voor de techniek en één voor de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansdemonstratie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, datum en dansgroepen. Leg het programma en de muziek uiterlijk 4 weken vooraf vast, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen worden verwerkt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansdemonstratie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het opstellen van tafels, stoelen, podiumzone, verlichting en geluidsinstallatie. Reserveer daarna nog minstens 30 minuten voor een volledige techniek- en muziekcheck.
Wanneer moet ik de muziek voor een dansdemonstratie controleren?: Controleer alle bestanden uiterlijk 24 uur vooraf en test ze nogmaals tijdens de geluidscheck op locatie. Bewaar de muziek op minstens twee bronnen, bijvoorbeeld een laptop en een back-uptelefoon.
Wanneer verzamel ik dieetwensen en bepaal ik de catering?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding op en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Bepaal daarna de cateringhoeveelheden en doe de boodschappen uiterlijk 1 à 2 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.