Organiser une démonstration de danse sans rien oublier

Une démonstration de danse demande plus qu’une salle et une playlist. Il faut coordonner les groupes, verrouiller l’ordre musical, prévoir l’accueil du public et laisser assez de temps pour tester le son. Cette checklist suit l’organisation jusqu’à l’ouverture des portes, avec les points souvent réglés trop tard : fichiers de secours, besoins alimentaires, badges, circulation et état du sol. Utilise-la pour avancer dans le bon ordre et garder une vision claire des 73 tâches du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les groupes de danse
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations sur les artistes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier l’ordre musical
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le sol
2 personnes
Dégager la piste de danse
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Marquer la zone du podium
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager la table d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer le programme
Accueillir les groupes de danse
2 personnes
Inscrire les artistes
2 personnes
Vérifier la salle d’échauffement
2 personnes
Démarrer l’accueil du public
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les spectacles de danse
3 personnes
Gérer la musique
2 personnes
Gérer le micro
Accompagner les artistes
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Récupérer les verres utilisés
2 personnes
Répondre aux questions du public
Annoncer le programme de la pause
Annoncer le programme du soir
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Nettoyer la piste de danse
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Sécuriser les photos et vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 140
Nappesqté 8
Portantsqté 3
Paravents de vestiaireqté 4
Tabouretsqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofers
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Téléphone de secours pour la musique
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Arche de ballons
Guirlandes de fanionsqté 6
Tentures de scèneqté 4
Plantesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8
Lingettes jetablesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations : prévois au moins 3 semaines pour confirmer les groupes et traiter les inscriptions.
Rassemble les fichiers musicaux dans un dossier unique et garde une clé USB ainsi qu’un téléphone de secours. Vérifie l’ordre des morceaux pendant le test technique, pas le jour même.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et fixe les quantités de catering après la clôture des réponses. Prévois une marge de 5 à 10 % pour les accompagnants et les imprévus.
Imprime le déroulé et les informations sur les artistes en plusieurs exemplaires. Prépare aussi les badges nominatifs avant l’installation afin de ne pas monopoliser l’accueil à l’ouverture.
Le jour J, ouvre la salle assez tôt pour inspecter le sol, dégager la piste, marquer la zone du podium et installer le son. Garde au moins 90 minutes pour les tables, les chaises, les câbles et les essais de microphones.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une démonstration de danse ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les groupes, recueillir les inscriptions et finaliser la musique et le catering.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une démonstration de danse ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue, dès que le lieu, le programme et les groupes sont confirmés. Fixe une date limite de réponse 7 à 10 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer la salle le jour J ?: Réserve au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Il faut inspecter le sol, libérer la piste, installer les tables et les chaises, positionner le podium et tester la sonorisation.
Comment éviter un problème de musique pendant une démonstration de danse ?: Conserve les fichiers sur un ordinateur portable, une clé USB et un téléphone de secours. Teste chaque morceau dans l’ordre prévu au moins 60 minutes avant le début et vérifie aussi les microphones sans fil.

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