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Tanzvorführung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanzvorführung steht und fällt mit einem klaren Ablauf, getesteter Technik und einer freien Tanzfläche. Plane zuerst Location, Datum, Programm und die teilnehmenden Tanzgruppen. Danach folgen Musik, Einladungen, Anmeldungen, Catering und die Ausstattung für Bühne, Publikum und Garderobe. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Aufbau, Bodenprüfung, Soundcheck und die letzte Kontrolle aller Programmpunkte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Tanzgruppen bestätigen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Künstlerinformationen versenden

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Musikreihenfolge prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden inspizieren

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich markieren

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufbauen

    2 Personen

  • Musikwiedergabe testen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infotafel einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Umkleide einrichten

    2 Personen

  • Programm bereitlegen

  • Tanzgruppen empfangen

    2 Personen

  • Künstler anmelden

    2 Personen

  • Aufwärmraum kontrollieren

    2 Personen

  • Publikumsempfang starten

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Tanzauftritte begleiten

    3 Personen

  • Musik bedienen

    2 Personen

  • Mikrofon bedienen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

  • Benutzte Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

  • Pausenprogramm ankündigen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Letzten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Tanzfläche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Ort sauber übergeben

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Ausrüstung trocken lagern

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Foto- und Videomaterial sichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 140
  • TischdeckenAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 3
  • Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
  • HockerAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Subwoofer
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • Musik-Backup-Handy
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • USB-SticksAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24
  • NotlampenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • Ballonbogen
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BühnentücherAnz. 4
  • PflanzenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8

Geschirr

  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • TortengabelnAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 16

Reinigung

  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • HandfegerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • MülleimerAnz. 8
  • EinwegwischtücherAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location früh und kläre, wie viele Stunden dir für Aufbau, Vorführung und Abbau zur Verfügung stehen. Plane zusätzlich Zeit ein, um Boden, Stromanschlüsse und den Bühnenbereich vor dem Einlass zu prüfen.
  • Sammle alle Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag. Lege die Reihenfolge spätestens einige Tage vorher fest und speichere sie zusätzlich auf einem USB-Stick und einem Backup-Handy.
  • Bestätige jede Tanzgruppe mit Auftrittszeit, Dauer, Musikformat und Ansprechpartner. Schicke Künstlerinformationen und das ausgedruckte Drehbuch spätestens 48 Stunden vorher an alle Beteiligten.
  • Plane Getränke und Snacks anhand der Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche vor dem Einkauf. Kühlt die Getränke rechtzeitig, damit sie zum Einlass servierbereit sind.
  • Baue Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Verlängerungskabel und Beleuchtung vor Beginn vollständig auf. Teste den Ton mit mindestens einem Mikrofon und einem Musikstück und sichere Kabel mit Gaffer Tape.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzvorführung organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Datum und Programm. Die Tanzgruppen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein, damit Einladungen und Ablaufplanung rechtzeitig starten können.
Wann sollte die Musik für eine Tanzvorführung feststehen?
Sammle die Musikdateien spätestens 7 Tage vor der Vorführung und prüfe die Reihenfolge 2 bis 3 Tage vorher. Halte mindestens zwei Backups bereit, etwa auf einem USB-Stick und einem separaten Handy.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Tanzvorführung?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Möbel, Tanzfläche, Bühnenmarkierung, Ton und Beleuchtung ein. Öffne die Location früh genug, damit nach dem Soundcheck noch Zeit für Korrekturen bleibt.
Was muss man am Tag der Tanzvorführung kontrollieren?
Prüfe vor dem Einlass den Boden, die freie Tanzfläche, die Sitzordnung, den Bühnenbereich und alle Kabel. Kontrolliere außerdem Programm, Mikrofone, Musik-Backups, Notlampen und die gekühlten Getränke.

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