Zo organiseer je een dankdagviering
Begin een dankdagviering niet met de maaltijd, maar met de datum, het programma en de mensen die de viering dragen. Bevestig eerst de voorganger en musici, reserveer de locatie en leg vast hoeveel deelnemers je verwacht. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, liturgie, kinderopvang en vrijwilligers. De maaltijd vraagt een aparte planning: porties, dieetwensen, keukenwerk en uitgifte moeten op elkaar aansluiten. Plan techniek en zaalopbouw zo dat je op de dag zelf alleen nog hoeft te controleren en te begeleiden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Voorganger en musici bevestigen
- 3
Locatie en zaal reserveren
- 4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Kinderopvang inventariseren
- 9
Vrijwilligers voor ontvangst vragen
- 10
Vrijwilligers voor bediening vragen
- 11
Vrijwilligers voor opruimen vragen
- 12
Liturgie en liederen samenstellen
2 personen
- 13
Teksten en gebeden verzamelen
2 personen
- 14
Presentatie voor de viering maken
- 15
Maaltijd en porties bepalen
2 personen
- 16
Cateringbenodigdheden inventariseren
2 personen
- 17
Tafelschikking ontwerpen
2 personen
- 18
Programma naar deelnemers sturen
- 19
Definitieve deelnemerslijst maken
- 20
Dieetoverzicht naar keuken sturen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Verse producten controleren
2 personen
- 23
Soep en hoofdgerecht voorbereiden
4 personen
- 24
Desserts en salades voorbereiden
3 personen
- 25
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
- 26
Keuken schoonmaken
3 personen
- 27
Apparatuur opladen en testen
2 personen
- 28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 29
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
- 30
Tafels met linnen dekken
4 personen
- 31
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
- 32
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 33
Versiering ophangen
3 personen
- 34
Bloemstukken en kaarsen plaatsen
2 personen
- 35
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
- 36
Microfoons en muziek testen
2 personen
- 37
Presentatie en liturgie klaarzetten
2 personen
- 38
Dranken koud zetten
2 personen
- 39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 40
Maaltijd veilig op temperatuur brengen
3 personen
- 41
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Event
- 42
Gasten ontvangen
3 personen
- 43
Programma uitdelen
2 personen
- 44
Dankdagviering begeleiden
4 personen
- 45
Koffie en thee serveren
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Buffet opbouwen
4 personen
- 48
Maaltijd serveren
5 personen
- 49
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
- 50
Buffet en tafels aanvullen
3 personen
- 51
Dessert en koffie serveren
3 personen
- 52
Dankwoord en afsluiting verzorgen
2 personen
Nazorg
- 53
Servies en glaswerk verzamelen
4 personen
- 54
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 55
Servies en bestek afwassen
4 personen
- 56
Keuken schoonmaken
3 personen
- 57
Zaal en toiletten schoonmaken
4 personen
- 58
Tafels en stoelen terugplaatsen
5 personen
- 59
Decoratie en apparatuur inpakken
3 personen
- 60
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 61
Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
- 62
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 75
- Soepkommenaantal 75
- Dessertbordenaantal 75
- Koffiekopjesaantal 75
- Drinkglazenaantal 90
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Soepkommen voor buffetaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Soeppannenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Opschaalschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiomixer
- Beamer
- Projectiescherm
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenhoudersaantal 8
- Bloemvazenaantal 8
- Kaarsenhoudersaantal 16
- Dankdagbanner
- Tekstbordenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Catering
- Koffieurnenaantal 2
- Drankdispensersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Uitgiftebladenaantal 6
- Menukaartstandaardsaantal 8
- Collectebussenaantal 2
- Naamstickersaantal 80
- Pennenaantal 20
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Stofzuiger
Tips
- Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin de aanvang, de maaltijd, eventuele kinderopvang en het moment waarop deelnemers zich uiterlijk aanmelden.
- Maak de definitieve deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de viering. Stuur dieetwensen daarna als één overzicht naar de keuken, zodat vegetarische of allergievriendelijke porties niet tussen de gewone maaltijden verdwijnen.
- Verdeel vrijwilligers over drie momenten: ontvangst, bediening en opruimen. Regel per taak minimaal twee mensen, zodat één afwezige vrijwilliger niet meteen een gat in het programma veroorzaakt.
- Test beeld en geluid vóór de deelnemers binnenkomen. Controleer de beamer, het projectiescherm, de microfoons, luidsprekers en audiomixer samen met de presentatie en liederen.
- Werk met een serveervolgorde voor soep, hoofdgerecht, salade en dessert. Zet warmhoudbakken en soeppannen op tijd klaar en controleer vóór opening of borden, kommen, bestek, glazen en koffiekopjes compleet zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een dankdagviering organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, voorganger, musici en het programma. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en de vrijwilligersplanning.
- Wanneer moet je de dieetwensen voor een dankdagviering verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen voor de viering. Stuur het definitieve overzicht uiterlijk 3 dagen vooraf naar de keuken, samen met het verwachte aantal eters.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dankdagviering?
- Plan minimaal 2 vrijwilligers voor ontvangst, 2 voor bediening en 2 voor opruimen. Bij een grotere groep voeg je per extra 25 tot 30 deelnemers minstens 1 persoon toe voor de bediening.
- Wanneer test je de techniek voor de viering?
- Test beamer, projectiescherm, microfoons en geluid minimaal 1 dag vooraf en doe op de dag zelf nog een korte controle. Zet presentatie, liturgie en liederen ook offline klaar, zodat een internetverbinding niet nodig is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!