Organiser une célébration de Thanksgiving sans rien oublier

Une célébration de Thanksgiving réussie repose sur deux temps à coordonner : la célébration et le repas partagé. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis lancez rapidement les inscriptions pour connaître les régimes alimentaires, les besoins de garde d’enfants et le nombre de portions. Prévoyez ensuite les bénévoles, la liturgie, le matériel de cuisine et la mise en place de la salle. Les oublis les plus fréquents concernent les confirmations, le service du buffet et le rangement après le départ des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmation du célébrant et des musiciens
3
Réserver le lieu et la salle
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recenser la garde d'enfants
9
Demander des bénévoles pour l’accueil
10
Demander des bénévoles pour le service
11
Demander des bénévoles pour le rangement
12
Composer la liturgie et les chants
2 personnes
13
Rassembler les textes et les prières
2 personnes
14
Préparer la présentation pour la célébration
15
Définir le repas et les portions
2 personnes
16
Recenser les fournitures de catering
2 personnes
17
Concevoir le plan de table
2 personnes
18
Envoyer le programme aux participants
19
Établir la liste définitive des participants
20
Envoyer le récapitulatif des régimes spéciaux à la cuisine
21
Faire les courses
3 personnes
22
Contrôler les produits frais
2 personnes
23
Préparer la soupe et le plat principal
4 personnes
24
Préparer les desserts et les salades
3 personnes
25
Nettoyer la salle de l’église
4 personnes
26
Nettoyer la cuisine
3 personnes
27
Recharger et tester l’équipement
2 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Dresser les tables avec du linge
4 personnes
31
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
32
Aménager la table d'accueil
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer les compositions florales et les bougies
2 personnes
35
Installer le système son
2 personnes
36
Tester les micros et la musique
2 personnes
37
Préparer la présentation et la liturgie
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Mettre le repas à température en toute sécurité
3 personnes
41
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Accompagner la célébration de la Journée d'action de grâce
4 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Monter le buffet
4 personnes
48
Servir le repas
5 personnes
49
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet et les tables
3 personnes
51
Servir le dessert et le café
3 personnes
52
Préparer les remerciements et la clôture
2 personnes

Suivi

53
Rassembler la vaisselle et le verrerie
4 personnes
54
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
55
Laver la vaisselle et les couverts
4 personnes
56
Nettoyer la cuisine
3 personnes
57
Nettoyer la salle et les toilettes
4 personnes
58
Remettre les tables et les chaises en place
5 personnes
59
Emballer la décoration et le matériel
3 personnes
60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
61
Emballer les restes de nourriture en toute sécurité
2 personnes
62
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Bol à soupeqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 75
Verres à boireqté 90
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Coupelles à soupe pour buffetqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Casseroles à soupeqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Récipients de transvasementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Vases à fleursqté 8
Bougeoirsqté 16
Bannière de Dankdag
Panneaux de texteqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Catering

Percolateurs à caféqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Glacièresqté 4
Feuilles de distributionqté 6
Présentoirs de menuqté 8
Boîtes de collecteqté 2
Étiquettes nominativesqté 80
Stylosqté 20
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Aspirateur

Conseils

Fixez d’abord la date, le déroulement et le lieu, puis confirmez le célébrant et les musiciens avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins une semaine entre la clôture des inscriptions et l’envoi du récapitulatif à la cuisine.
Dans le formulaire d’inscription, demandez le nombre de participants, les allergies, les régimes spéciaux et les besoins de garde d’enfants. Faites une relance 7 jours avant la célébration afin d’obtenir une liste exploitable.
Répartissez les bénévoles en trois équipes distinctes : accueil, service et rangement. Prévoyez au minimum un responsable par équipe et confirmez les horaires de présence 48 heures à l’avance.
Dimensionnez le repas à partir de la liste définitive, puis vérifiez les produits frais le jour des courses. Pour le buffet, contrôlez séparément les bols à soupe, les louches, les bacs de maintien au chaud, les pinces de service et les récipients de transvasement.
Envoyez le programme aux participants avant l’événement et testez les haut-parleurs, microphones, vidéoprojecteur et écran au moins 60 minutes avant le début. Réservez ensuite un créneau d’au moins 30 minutes pour nettoyer la salle de l’église.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour Thanksgiving ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la célébration, surtout si des musiciens, un repas partagé ou une garde d’enfants sont prévus. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement.
Quand demander les allergies et régimes alimentaires ?: Demandez ces informations dès l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la célébration. Transmettez la liste définitive à la cuisine au plus tard 3 jours avant le repas.
Combien de bénévoles faut-il pour une célébration de Thanksgiving ?: Prévoyez au minimum trois responsables : un pour l’accueil, un pour le service et un pour le rangement. Pour un groupe nombreux, ajoutez un bénévole par équipe afin que personne ne doive assurer deux postes pendant le repas.
Quand tester le matériel audio et la présentation ?: Faites un premier essai la veille si possible, puis un contrôle complet 60 minutes avant le début. Vérifiez les microphones sans fil, les pieds de micro, le mixeur audio, les haut-parleurs, le vidéoprojecteur et l’écran.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.