Checklist voor een goed georganiseerde Dankdagviering

Een Dankdagviering combineert een kerkdienst met een gezamenlijke maaltijd. Daardoor moet je niet alleen de voorganger, musici en liturgie regelen, maar ook de zaal, ontvangst, kinderopvang, keuken en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en porties. Controleer in de laatste week vooral dieetwensen, vrijwilligers, presentatie, microfoons en de beschikbare hoeveelheid servies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Voorganger en musici bevestigen
Locatie en zaal reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kinderopvang inventariseren
Vrijwilligers voor ontvangst vragen
Vrijwilligers voor bediening vragen
Vrijwilligers voor opruimen vragen
Liturgie en liederen samenstellen
2 personen
Teksten en gebeden verzamelen
2 personen
Presentatie voor de viering maken
Maaltijd en porties bepalen
2 personen
Cateringbenodigdheden inventariseren
2 personen
Tafelschikking ontwerpen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Definitieve deelnemerslijst maken
Dieetoverzicht naar keuken sturen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten controleren
2 personen
Soep en hoofdgerecht voorbereiden
4 personen
Desserts en salades voorbereiden
3 personen
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Apparatuur opladen en testen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Tafels met linnen dekken
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken en kaarsen plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Microfoons en muziek testen
2 personen
Presentatie en liturgie klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Maaltijd veilig op temperatuur brengen
3 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Dankdagviering begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Maaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Buffet en tafels aanvullen
3 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Dankwoord en afsluiting verzorgen
2 personen

Nazorg

Servies en glaswerk verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies en bestek afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
5 personen
Decoratie en apparatuur inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Drinkglazenaantal 90
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Soepkommen voor buffetaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Soeppannenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opschaalschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Beamer
Projectiescherm

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemvazenaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 16
Dankdagbanner
Tekstbordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Catering

Koffieurnenaantal 2
Drankdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Uitgiftebladenaantal 6
Menukaartstandaardsaantal 8
Collectebussenaantal 2
Naamstickersaantal 80
Pennenaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger

Tips

Maak uiterlijk enkele weken vooraf een planning met de viering, maaltijd en opruimtijd. Zo zie je of de zaal lang genoeg gereserveerd is en wanneer vrijwilligers nodig zijn.
Verstuur de uitnodiging pas nadat datum, programma, locatie en aanmeldtermijn vaststaan. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de viering, zodat je een definitieve deelnemerslijst en porties kunt maken.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en stuur het overzicht uiterlijk enkele dagen vooraf naar de keuken. Houd een aparte lijst bij voor allergieën en vegetarische of andere maaltijdkeuzes.
Plan minimaal drie vrijwilligersteams: ontvangst, bediening en opruimen. Geef ieder team vooraf een starttijd en taak, zodat de bediening niet stilvalt terwijl iedereen naar de viering kijkt.
Test de luidsprekers, draadloze microfoons, audiomixer, beamer en presentatie vóór de deelnemers binnenkomen. Zet daarnaast tafels, stoelen, buffettafels, servies, warmhoudbakken en thermoskannen klaar volgens de tafelschikking.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Dankdagviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, voorganger, musici en locatie. Verstuur de uitnodigingen zodra deze onderdelen vaststaan en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de viering.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Dankdagviering?: Reken minimaal op drie groepjes: ontvangst, bediening en opruimen. Het exacte aantal hangt af van het deelnemersaantal, maar plan per taak genoeg mensen om ook tijdens de viering en maaltijd bezet te blijven.
Wanneer moet ik de dieetwensen verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze in een apart overzicht. Stuur dat overzicht uiterlijk enkele dagen voor de viering naar de keuken, samen met de definitieve deelnemerslijst.
Wanneer moet ik de techniek testen voor de Dankdagviering?: Test luidsprekers, microfoons, audiomixer, beamer en projectiescherm uiterlijk de dag ervoor. Controleer op de dag zelf nog een keer vóór de ontvangst of de presentatie en geluidsinstellingen werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.