Checklist pour organiser une célébration de Thanksgiving

Une célébration de Thanksgiving demande de coordonner un temps liturgique, un repas partagé et l’accueil des participants. Cette checklist suit l’ordre utile : réserver la salle, confirmer les intervenants, recueillir les inscriptions et les régimes alimentaires, puis organiser la cuisine et le rangement. Prévoyez aussi les bénévoles, la garde d’enfants et le matériel de sonorisation. Les derniers contrôles portent sur les produits frais, le plan de table et la transmission des besoins spécifiques à la cuisine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmation du célébrant et des musiciens
Réserver le lieu et la salle
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser la garde d'enfants
Demander des bénévoles pour l’accueil
Demander des bénévoles pour le service
Demander des bénévoles pour le rangement
Composer la liturgie et les chants
2 personnes
Rassembler les textes et les prières
2 personnes
Préparer la présentation pour la célébration
Définir le repas et les portions
2 personnes
Recenser les fournitures de catering
2 personnes
Concevoir le plan de table
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Établir la liste définitive des participants
Envoyer le récapitulatif des régimes spéciaux à la cuisine
Faire les courses
3 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Préparer la soupe et le plat principal
4 personnes
Préparer les desserts et les salades
3 personnes
Nettoyer la salle de l’église
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Recharger et tester l’équipement
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Dresser les tables avec du linge
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les compositions florales et les bougies
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Tester les micros et la musique
2 personnes
Préparer la présentation et la liturgie
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre le repas à température en toute sécurité
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner la célébration de la Journée d'action de grâce
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le repas
5 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et les tables
3 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Préparer les remerciements et la clôture
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle et le verrerie
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
5 personnes
Emballer la décoration et le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Emballer les restes de nourriture en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Bol à soupeqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 75
Verres à boireqté 90
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Coupelles à soupe pour buffetqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Casseroles à soupeqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Récipients de transvasementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Vases à fleursqté 8
Bougeoirsqté 16
Bannière de Dankdag
Panneaux de texteqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Catering

Percolateurs à caféqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Glacièresqté 4
Feuilles de distributionqté 6
Présentoirs de menuqté 8
Boîtes de collecteqté 2
Étiquettes nominativesqté 80
Stylosqté 20
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Aspirateur

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la célébration pour établir une liste fiable des participants.
Demandez les régimes spéciaux et allergies dans le formulaire d’inscription. Transmettez le récapitulatif définitif à la cuisine 3 à 5 jours avant le repas, avec le nombre de portions concernées.
Répartissez séparément l’accueil, le service et le rangement : prévoyez au moins 2 bénévoles à l’accueil, 3 pour le service et 3 pour remettre la salle en ordre, selon le nombre de convives.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, le mixeur audio, le vidéoprojecteur et l’écran au moins 60 minutes avant le début. Vérifiez aussi que les câbles ne gênent pas les passages.
Contrôlez les produits frais le jour même et préparez la soupe, le plat principal, les salades et les desserts selon un horaire écrit. Gardez les plats chauds dans des bacs de maintien au chaud jusqu’au service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de Thanksgiving ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la célébration. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant afin de commander les quantités, préparer le plan de table et organiser la garde d’enfants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, les nappes, le buffet, la vaisselle et le matériel audio. Ajoutez 60 minutes pour tester les microphones, le vidéoprojecteur et la présentation.
Quand confirmer le nombre de portions pour le repas de Thanksgiving ?: Établissez la liste définitive des participants 3 à 5 jours avant le repas. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les portions principales, puis transmettez séparément les régimes spéciaux et les allergies à la cuisine.
Qui doit s’occuper du rangement après la célébration ?: Désignez au moins 3 bénévoles, avec un responsable clairement identifié, avant le jour de l’événement. Réservez 60 à 90 minutes pour débarrasser les tables, trier la vaisselle, nettoyer la salle de l’église et ranger le matériel.

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