Erntedankfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Erntedankfeier verbindet Gottesdienst, gemeinsames Essen und viele helfende Hände. Damit am Tag selbst nichts fehlt, legst du zuerst Datum, Programm, Pfarrer, Musiker und Saal fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Kinderbetreuung und die Einteilung der Freiwilligen. Kurz vor der Feier werden Teilnehmerzahl, Tischordnung, Mahlzeiten, Technik und der Aufbau endgültig abgestimmt. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Pfarrer und Musiker bestätigen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kinderbetreuung erfassen
Freiwillige für den Empfang anfragen
Freiwillige für den Ausschank anfragen
Freiwillige zum Aufräumen anfragen
Liturgie und Lieder zusammenstellen
2 Personen
Texte und Gebete sammeln
2 Personen
Präsentation für die Feier erstellen
Mahlzeit und Portionen festlegen
2 Personen
Cateringbedarf inventarisieren
2 Personen
Tischordnung entwerfen
2 Personen
Programm an Teilnehmer senden
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Diätübersicht an die Küche senden
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte prüfen
2 Personen
Suppe und Hauptgericht vorbereiten
4 Personen
Desserts und Salate vorbereiten
3 Personen
Kirchensaal reinigen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Ausrüstung aufladen und testen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Tische mit Tischwäsche eindecken
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Blumengestecke und Kerzen aufstellen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Mikrofone und Musik testen
2 Personen
Präsentation und Liturgie vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Mahlzeit sicher auf Temperatur bringen
3 Personen
Empfangsteam einweisen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Danktagsfeier begleiten
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Mahlzeit servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Buffet und Tische auffüllen
3 Personen
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
Dankeswort und Abschluss übernehmen
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr und Glaswaren zusammentragen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr und Besteck abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal und Toiletten reinigen
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
5 Personen
Dekoration und Ausrüstung einpacken
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen sicher verpacken
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 75
TrinkgläserAnz. 90
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12

Küche

Suppenschalen fürs BuffetAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
SuppentöpfeAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
AufbockschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Audiomischpult
Beamer
Projektionsleinwand

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
BlumenvasenAnz. 8
KerzenhalterAnz. 16
Danktag-Banner
TextschilderAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Catering

KaffeekannenAnz. 2
GetränkespenderAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
AusgabeblätterAnz. 6
MenükartenständerAnz. 8
SammelbüchsenAnz. 2
NamensaufkleberAnz. 80
StifteAnz. 20
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
Staubsauger

Tipps

Plane die Helfer früh ein: Für Empfang, Ausschank und Aufräumen brauchst du jeweils eigene Personen und mindestens eine Ersatzperson. Bitte nicht erst in der letzten Woche darum.
Schließe die Anmeldungen spätestens 7 Tage vor der Feier ab. Dann kannst du die endgültige Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und die Portionen an die Küche weitergeben.
Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Beamer und Präsentation vor Beginn mindestens 60 Minuten lang im Saal. Prüfe dabei auch Mikrofonständer, Audiomischpult und Projektionsleinwand.
Plane das Essen nach der bestätigten Personenzahl und bereite Suppe, Hauptgericht, Salate und Desserts in getrennten Arbeitsabläufen vor. Frische Produkte sollten am selben oder am Vortag kontrolliert werden.
Rechne beim Aufbau nicht nur mit Tischen und Stühlen: Buffetische, Tischdecken, Geschirr, Gläser, Warmhaltebehälter, Suppentöpfe, Kaffeemaschinen und Thermoskannen müssen vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Erntedankfeier planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Saal, Pfarrer, Musiker und das Grundprogramm sollten zuerst feststehen, bevor du Einladungen verschickst.
Wann soll ich die Einladungen zur Erntedankfeier verschicken?: Verschicke sie etwa 4 bis 6 Wochen vor der Feier und setze eine Rückmeldefrist 7 Tage vor dem Termin. So bleiben noch einige Tage für Sitzordnung, Portionen und Sonderkost.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Erntedankfeier?: Plane mindestens je 2 Personen für Empfang, Ausschank und Aufräumen ein. Bei mehr als 50 Gästen ist eine zusätzliche Person für Buffet und Nachfüllen sinnvoll.
Wann muss ich die Technik für die Erntedankfeier testen?: Teste Mikrofone, Lautsprecher, Beamer und Präsentation spätestens 60 Minuten vor Beginn. Lege außerdem alle Texte, Gebete und Lieder in der vorgesehenen Reihenfolge bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.