Damtoernooi organiseren: checklist en planning

Een damtoernooi loopt soepel als je eerst het format vastlegt en daarna pas deelnemers, materiaal en wedstrijdschema organiseert. Reserveer de locatie op tijd, verzamel dieetwensen en bevestig de deelnemerslijst voordat je tafels indeelt. Test laptop, printer en damklokken uiterlijk de dag ervoor. Op de wedstrijddag heb je vooral een strak registratieproces, duidelijke formulieren en een reserveplan voor ontbrekende of defecte sets nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooiformat vastleggen
Locatie reserveren
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Damsets en klokken regelen
Vrijwilligers inplannen
Toernooiregels uitwerken
Deelnemerslijst bevestigen
Prijzen en medailles regelen
Wedstrijdschema maken
Tafelindeling maken
Naamkaartjes voorbereiden
Regels en formulieren printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Laptop en printer testen
Damklokken testen
2 personen
Deelnemerspakket inpakken
2 personen

Event

Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Borden en klokken plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Tafelnummers ophangen
Deelnemers registreren
2 personen
Toernooiregels toelichten
Eerste ronde begeleiden
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Nieuwe indeling bekendmaken
Rondes twee en drie begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Rondes vier en vijf begeleiden
2 personen
Einduitslagen controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste consumptieronde serveren
2 personen

Nazorg

Damsets en materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Verloren voorwerpen controleren
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Spelmateriaal

Damordenaantal 16
Damsteensetsaantal 16
Damklokkenaantal 16
Reserve damsteensetsaantal 2

Meubilair

Tafelsaantal 9
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Tafelkledenaantal 9

Papierwaren

Tafelnummersaantal 16
Naamkaartjesaantal 40
Pairingformulierenaantal 100
Uitslagenformulierenaantal 100
Regelbladenaantal 40
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 10
Gumaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Serveerbladenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Decoratie

Damtoernooibanner

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2

Tips

Leg het toernooiformat en de regels minimaal 3 weken vooraf vast. Dan kun je het aantal rondes, de benodigde tafels en het wedstrijdschema afstemmen op het verwachte aantal deelnemers.
Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor het toernooi. Verwerk daarna de aanmeldingen, bevestig de deelnemerslijst en maak naamkaartjes, tafelnummers en pairingformulieren.
Test alle damklokken en damsteensets uiterlijk 1 dag vooraf. Leg reserve damsteensets klaar en controleer ook stekkerdozen, verlengkabels, laptop en printer voordat de locatie opengaat.
Plan registratie en vrijwilligers met een aankomsttijd van minstens 60 minuten voor de eerste partij. Zo kunnen tafels en stoelen worden opgesteld, formulieren worden verdeeld en deelnemerspakketten worden klaargelegd.
Zet dranken en hapjes pas klaar nadat de speelruimte is ingericht. Reken per deelnemer op meerdere formulieren en pennen, en leg extra exemplaren op klemborden bij de wedstrijdleiding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een damtoernooi organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met het format, de locatie en de uitnodigingen. Reserveer de laatste week voor inschrijvingen verwerken, het wedstrijdschema en de materiaalcontrole.
Hoeveel damsets heb ik nodig voor een damtoernooi?: Voor een ronde heb je per partij één damset nodig. Bij 20 deelnemers zijn dat 10 sets, plus minimaal 1 à 2 reserve damsteensets voor ontbrekende of beschadigde stukken.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een damtoernooi?: Maak het definitieve schema 3 tot 5 dagen vooraf, nadat de inschrijving is gesloten. Houd op de wedstrijddag een bijgewerkte deelnemerslijst bij voor afmeldingen en wijzigingen.
Hoe vroeg moet de organisatie aanwezig zijn op de wedstrijddag?: Open de locatie minimaal 60 minuten voor de eerste partij. Gebruik die tijd voor de tafelindeling, registratie, het testen van de damklokken en het klaarleggen van regels en formulieren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.