Checklist pour organiser un tournoi de dames
Un tournoi de dames réussi repose sur un déroulement précis, surtout quand plusieurs parties se jouent en parallèle. Commence par choisir le format, réserver le lieu et recueillir les inscriptions, puis verrouille le règlement et le planning. Les derniers jours servent à confirmer les participants, préparer les feuilles de résultats et tester les pendules, l’ordinateur et l’imprimante. Le jour même, prévois l’ouverture du lieu assez tôt pour installer les tables, les chaises et la table d’inscription sans précipitation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le format du tournoi
Réserver le lieu
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Prévoir les damiers et les horloges
Planifier les bénévoles
Élaborer le règlement du tournoi
Confirmer la liste des participants
Prévoir les prix et les médailles
Établir le planning des matchs
Établir le plan de table
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les règles et les formulaires
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester l’ordinateur portable et l’imprimante
Tester les horloges de jeu de dames
2 personnes
Préparer le kit participant
2 personnes
Événement
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les panneaux et les horloges
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accrocher les numéros de table
Enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer les règles du tournoi
Encadrer la première manche
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Annoncer la nouvelle répartition
Encadrer les tours deux et trois
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer les manches quatre et cinq
2 personnes
Vérifier les résultats finaux
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Suivi
Rassembler les jeux de dames et le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de jeu
- Jeu de damesqté 16
- Jeux de damesqté 16
- Pendules de jeu de damesqté 16
- Jeux de dames de rechangeqté 2
Mobilier
- Tablesqté 9
- Chaisesqté 36
- Table d'inscription
- Nappesqté 9
Papeterie
- Numéros de tableqté 16
- Badges nominatifsqté 40
- Formulaires d’accords mets-vinsqté 100
- Feuilles de résultatsqté 100
- Feuilles de règlesqté 40
- Presse-papiersqté 8
- Stylos à billeqté 40
- Crayonsqté 10
- Gommeqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 2
Catering
- Glacièresqté 2
- Thermosqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Plateaux de serviceqté 4
- Courses
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
Décoration
- Bannière du tournoi de dames
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaisqté 2
Conseils
- Fixe le format et le règlement avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître le nombre de rondes, la durée des parties et les critères de classement dès leur inscription.
- Clôture les inscriptions au moins 7 jours avant le tournoi. Tu auras ainsi le temps de confirmer la liste, d’établir le planning des matchs et de préparer les badges nominatifs.
- Prévois une pendule par table de jeu, plus quelques jeux de dames et pendules de rechange. Une panne ou une pièce manquante ne doit pas interrompre une ronde entière.
- Teste l’ordinateur portable, l’imprimante et les rallonges la veille, puis imprime les règles, les formulaires et les feuilles de résultats en avance. Garde aussi des stylos et des crayons à la table d’inscription.
- Arrive au moins 90 minutes avant le début pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, placer les numéros de table et mettre les boissons au frais. Les en-cas et les kits participants seront alors prêts avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames ?
- Prévois au minimum 3 à 4 semaines. Les réservations, les inscriptions et le format peuvent être lancés dès le départ, tandis que le planning et la liste définitive des participants se finalisent environ 7 jours avant.
- Quand arrêter les inscriptions à un tournoi de dames ?
- Ferme les inscriptions 7 jours avant la date prévue. Ce délai permet de traiter les demandes alimentaires, confirmer les participants et répartir les joueurs dans le planning des matchs.
- Combien de temps avant faut-il arriver le jour du tournoi ?
- Prévois 90 minutes avant l’accueil du public. Il faut installer les tables et les chaises, préparer la table d’inscription, placer le matériel de jeu et vérifier l’ordinateur, l’imprimante et les pendules.
- Combien de jeux de dames et de pendules prévoir ?
- Prévois un jeu de dames et une pendule par table utilisée, avec au moins 10 % de matériel de rechange. Pour 10 tables, cela signifie 11 jeux et 11 pendules afin de couvrir une panne ou une pièce manquante.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !