Einen Kurstag Schritt für Schritt organisieren
Ein gut organisierter Kurstag beginnt nicht erst am Veranstaltungstag. Zuerst stehen Raum, Dozent, Programm und Einladungen fest; danach folgen Anmeldungen, Verpflegung und Kursmaterial. Plane die Technik und die Sitzordnung früh genug, damit am Morgen nur noch aufgebaut und geprüft werden muss. Besonders oft fehlen Namensschilder, Ausdrucke oder passende Kabel – genau diese Kleinigkeiten solltest du mit einer festen Checkliste kontrollieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Seminarraum bestätigen
- 2
Dozent und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Teilnehmerliste erstellen
- 7
Kursmaterial bestellen
- 8
Catering reservieren
- 9
Technik testen
2 Personen
- 10
Präsentation prüfen
- 11
Arbeitsblätter ausdrucken
- 12
Namensschilder vorbereiten
- 13
Kursmaterialien einpacken
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Kühlwaren kühlen
- 16
Catering vorbereiten
2 Personen
- 17
Raum öffnen
- 18
Raum reinigen
2 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Präsentationstisch aufstellen
- 21
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 22
Musikanlage anschließen
- 23
Kursmappen bereitlegen
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 25
Registrierungstisch einrichten
Event
- 26
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 27
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 28
Namensschilder verteilen
- 29
Kurstag eröffnen
- 30
Erstes Kursmodul begleiten
2 Personen
- 31
Kaffeepause servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
- 33
Zweiten Kursblock betreuen
2 Personen
- 34
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
- 35
Abendessen servieren
3 Personen
- 36
Abendessen aufräumen
2 Personen
- 37
Dritten Kursblock betreuen
2 Personen
- 38
Abendpause organisieren
2 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
- 40
Letzten Kursabschnitt begleiten
2 Personen
- 41
Zertifikate verteilen
- 42
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Abfall sammeln
2 Personen
- 45
Raum reinigen
3 Personen
- 46
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 47
Technik abkoppeln
2 Personen
- 48
Kursmaterial zählen
- 49
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
- 50
Geliehene Sachen zurückgeben
- 51
Teilnehmernachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 35
- Registrierungstisch
- Präsentationstisch
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 40
- WassergläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 4
- SchälchenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- KochmesserAnz. 2
- SuppenkellenAnz. 2
- MessbecherAnz. 2
Catering
- KaffeeAnz. 3
- TeedosenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- MilchkannenAnz. 4
- ZuckerdosenAnz. 3
- BuffettellerAnz. 4
- ServiettenhalterAnz. 4
- Einkäufe
Dekoration
- NamensschilderAnz. 35
- StifteAnz. 45
- NamensschilderAnz. 4
Kursmaterial
- KursmappenAnz. 35
- ArbeitsblätterAnz. 35
- NotizblöckeAnz. 35
- ZertifikateAnz. 35
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 2
- MarkerAnz. 12
- WhiteboardmarkerAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und Kehrblech
- Handfeger und Kehrblech
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Tipps
- Bestätige den Seminarraum und das Programm mindestens 4 Wochen vorher. Kläre dabei auch, wie viele Tische und Stühle gestellt werden können und wo Präsentationstisch und Registrierungstisch Platz finden.
- Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Kurstag und führe die Anmeldungen in einer Teilnehmerliste. Frage direkt nach Ernährungswünschen, damit das Catering nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
- Bestelle Kursmaterial und drucke Arbeitsblätter mindestens 7 Tage vorher. Packe für jede Person eine Kursmappe und bereite Namensschilder anhand der aktuellen Teilnehmerliste vor.
- Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel 1 bis 2 Tage vorher gemeinsam mit der Präsentation. Ein Adapter oder ein zweites Kabel fehlt häufig erst dann, wenn der erste Vortrag beginnen soll.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach Registrierung und Präsentation ein und prüfe anschließend Kaffee, Tee, Wasser sowie die Kühlung der Lebensmittel.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kurstag organisieren?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Seminarraum, Dozent und Programm. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wann sollte man die Technik für einen Kurstag testen?
- Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Lautsprecher 1 bis 2 Tage vorher. Prüfe zusätzlich am Veranstaltungstag selbst Bild, Ton und die Präsentation, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kursraums?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Präsentationstisch und Technik ein. Für einen Raum mit vielen Teilnehmern oder Catering sind 2 Stunden realistischer.
- Wann sollte man Catering für einen Kurstag bestellen?
- Reserviere das Catering mindestens 7 bis 10 Tage vorher und übermittle die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 3 Tage vor dem Kurstag. Kühlwaren sollten am Veranstaltungstag frühzeitig gekühlt werden.
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