Cómo organizar un Día de curso sin contratiempos

Un Día de curso funciona mejor cuando lo preparas en este orden: primero aseguras el aula, el profesor y el programa; después cierras las inscripciones y el catering; por último, montas la sala y compruebas la técnica. No dejes para el mismo día las preferencias dietéticas, las hojas de trabajo ni los cables del proyector. El plan reúne las tareas y los materiales necesarios para que el registro, las sesiones y las pausas avancen sin interrupciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar el aula
2
Confirmar al profesor y el programa
2 personas
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Elaborar la lista de participantes
7
Pedir material del curso
8
Reservar el catering
9
Probar la técnica
2 personas
10
Comprobar la presentación
11
Imprimir hojas de trabajo
12
Preparar tarjetas de nombre
13
Empaquetar los materiales del curso
2 personas
14
Hacer la compra
2 personas
15
Enfriar los productos refrigerados
16
Preparar el catering
2 personas
17
Abrir el espacio
18
Limpiar el espacio
2 personas
19
Colocar mesas y sillas
3 personas
20
Preparar la mesa de presentación
21
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
22
Conectar el equipo de sonido
23
Preparar las carpetas del curso
2 personas
24
Preparar café y té
2 personas
25
Montar la mesa de registro

Evento

26
Recepción de participantes
2 personas
27
Registrar la asistencia
2 personas
28
Repartir las tarjetas con nombres
29
Abrir la jornada del curso
30
Coordinar el primer bloque del curso
2 personas
31
Servir la pausa para el café
2 personas
32
Rellenar las bebidas
33
Guiar el segundo bloque del curso
2 personas
34
Montar el bufé de cena
3 personas
35
Servir la cena
3 personas
36
Recoger la cena
2 personas
37
Guiar el tercer bloque del curso
2 personas
38
Gestionar la pausa de la tarde
2 personas
39
Rellenar las bebidas
40
Guiar la última parte del curso
2 personas
41
Repartir certificados
42
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

43
Lavar la vajilla
2 personas
44
Recoger la basura
2 personas
45
Limpiar el espacio
3 personas
46
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
47
Desconectar la tecnología
2 personas
48
Contar el material del curso
49
Refrigerar la catering sobrante
50
Devolver los objetos prestados
51
Enviar mensaje a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 35
Mesa de registro
Mesa de presentación

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Altavoz portátil
Micrófono

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasos para aguacant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Cucharonescant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Bandejas de serviciocant. 4
Cuencoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillo de chefcant. 2
Cucharones para sopacant. 2
Jarras medidorascant. 2

Catering

Cafécant. 3
Cajas de técant. 4
Jarras de aguacant. 6
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 3
Platos de buffetcant. 4
Porta-servilletascant. 4
Compras

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 35
Bolígrafoscant. 45
Pancartas con nombrescant. 4

Material de curso

Carpetas del cursocant. 35
Tableros de trabajocant. 35
Bloc de notascant. 35
Certificadoscant. 35
Pizarra de hojas
Hojas de rotafoliocant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 12
Rotuladores para pizarra blancacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedor
Recogedor y escoba
Guantes de limpiezacant. 4

Consejos

Confirma el aula y el programa antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar horario, capacidad y contenido sin tener que corregir la información después.
Cierra las inscripciones al menos 3 días antes y prepara una lista definitiva de participantes. Usa esos datos para las tarjetas de nombre, las carpetas y las preferencias dietéticas.
Pide el material del curso y encarga el catering con varios días de margen. Imprime las hojas de trabajo y prepara las carpetas antes del montaje, no durante el registro.
Haz una prueba completa de la presentación el día anterior: portátil, cable HDMI, proyector, pantalla, altavoz y micrófono. Lleva cables alargadores y regletas comprobados para evitar buscar conexiones al abrir el aula.
Llega entre 60 y 90 minutos antes. Coloca mesas y sillas, monta la mesa de registro y la de presentación, prepara café y té y enfría los productos refrigerados antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de curso?: Empieza a reservar el aula, confirmar al profesor y definir el programa entre 3 y 4 semanas antes. Envía las invitaciones cuando esos datos estén cerrados y deja los últimos 3 días para confirmar inscritos, dietas y cantidades del catering.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones al menos 3 días antes del curso. Ese plazo permite elaborar la lista final, preparar las tarjetas de nombre, imprimir las hojas y ajustar el catering.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el aula?: Abre el espacio entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Reserva los primeros 30 minutos para mesas, sillas y registro, y deja tiempo adicional para probar proyector, sonido y presentación.
¿Qué hay que comprobar antes de empezar un Día de curso?: Comprueba al menos 24 horas antes la presentación y todas las conexiones: portátil, HDMI, proyector, pantalla, altavoz y micrófono. El mismo día verifica también que el material esté empaquetado y que el café, el té, el agua y el catering estén listos.

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