Organiser une journée de formation sans imprévu

Une journée de formation se prépare dans un ordre précis : valider la salle et le programme, ouvrir les inscriptions, puis verrouiller la logistique. Les oublis arrivent souvent juste avant l’accueil : besoins alimentaires non recueillis, câbles incompatibles, supports non imprimés ou badges manquants. Prévoyez des contrôles à plusieurs étapes plutôt que de tout vérifier le matin même. Ce plan vous aide à coordonner les participants, le formateur, le matériel et le catering jusqu’à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la salle de formation
2
Définir le professeur et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir la liste des participants
7
Commander le matériel de cours
8
Réserver le catering
9
Tester la technique
2 personnes
10
Vérifier la présentation
11
Imprimer les feuilles de travail
12
Préparer les badges nominatifs
13
Emballer le matériel de cours
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Réfrigérer les denrées fraîches
16
Préparer le service traiteur
2 personnes
17
Ouvrir la salle
18
Nettoyer l’espace
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Installer la table de présentation
21
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
22
Raccorder la sonorisation
23
Préparer les classeurs de cours
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Installer la table d'inscription

Événement

26
Accueillir les participants
2 personnes
27
Enregistrer la présence
2 personnes
28
Distribuer les badges
29
Ouvrir la journée de formation
30
Animer le premier bloc de cours
2 personnes
31
Servir la pause-café
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Animer le deuxième bloc de cours
2 personnes
34
Installer le buffet du dîner
3 personnes
35
Servir le dîner
3 personnes
36
Ranger le dîner
2 personnes
37
Encadrer le troisième bloc de cours
2 personnes
38
Assurer la pause du soir
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
40
Encadrer le dernier module de la formation
2 personnes
41
Remettre les certificats
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Nettoyer l’espace
3 personnes
46
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
47
Débrancher le matériel technique
2 personnes
48
Compter le matériel de cours
49
Refroidir le catering restant
50
Rendre les articles empruntés
51
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Table d'inscription
Table de présentation

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Microphone

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Petits bolsqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 2
Couteau de chefqté 2
Louches à soupeqté 2
Verres doseursqté 2

Catering

Caféqté 3
Boîtes de théqté 4
Carafes d’eauqté 6
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 3
Assiettes de buffetqté 4
Porte-serviettesqté 4
Courses

Décoration

Badges nominatifsqté 35
Stylosqté 45
Badges nominatifsqté 4

Matériel de cours

Dossiers de formationqté 35
Feuilles de travailqté 35
Blocs-notesqté 35
Certificatsqté 35
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Marqueursqté 12
Marqueurs pour tableau blancqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle
Balayette et pelle
Gants de nettoyageqté 4

Conseils

Confirmez la salle et le programme avant d’envoyer les invitations. Les participants doivent connaître l’horaire, l’adresse, le nom du professeur et le contenu de la formation dès le premier message.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la formation. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les badges nominatifs.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au plus tard la veille. Une présentation qui fonctionne sur l’ordinateur du formateur peut ne pas fonctionner sur celui prévu dans la salle.
Préparez les classeurs, feuilles de travail et badges avant le jour J, puis emballez le matériel de cours par participant. Comptez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les documents endommagés.
Ouvrez la salle au moins 90 minutes avant l’accueil. Installez d’abord les tables et les chaises, puis la table d’inscription, la table de présentation, la technique et enfin le café, le thé et les verres à eau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de formation ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour confirmer la salle, définir le programme, inviter les participants et réserver le catering. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les impressions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée de formation ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 7 jours avant la formation. Cela laisse le temps de relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Quand tester le projecteur et la présentation ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant, puis un contrôle rapide le matin même. Vérifiez notamment le câble HDMI, l’alimentation, les rallonges, le son et la compatibilité de la présentation avec l’ordinateur utilisé.
Combien de temps prévoir pour installer la salle de formation ?: Réservez au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce créneau permet d’installer les tables et les chaises, la table d’inscription, les supports de cours, le projecteur, le café et le thé, puis de corriger un dernier problème.

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