Curlingtoernooi organiseren: checklist van voorbereiding tot laatste wedstrijd

Een curlingtoernooi vraagt vooral om strakke planning op het ijs en duidelijke informatie daarbuiten. Leg eerst de baan, datum, tijd en het toernooiformaat vast; daarna volgen inschrijvingen, teams en het wedstrijdschema. Denk ook aan scheidsrechters, EHBO, catering en de uitgifte van sportmateriaal zoals curlingstenen, bezems en sliding soles. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, zodat teamcaptains en vrijwilligers op de wedstrijddag weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd vastleggen
Curlingbaan reserveren
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Deelnametarief vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
EHBO-contact vastleggen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Prijzen en bekers bestellen
Deelnemersinformatie versturen
Teams definitief indelen
2 personen
Wedstrijdschema publiceren
Locatie-instructies controleren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en bekers ophalen
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdformulieren afdrukken
Boodschappen koelen
2 personen
Teamcaptains informeren
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Baan en kleedkamers inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Curlingmateriaal controleren
3 personen
Scoreborden plaatsen
2 personen
Baanmarkeringen controleren
2 personen
Veiligheidsmaterialen plaatsen
2 personen
Prijzen klaarzetten

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Huurmateriaal uitdelen
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Voorronde begeleiden
4 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussenstanden publiceren
Kwartfinales begeleiden
4 personen
Wedstrijdmateriaal resetten
3 personen
Halve finales begeleiden
4 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Servies afruimen
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Finalescores controleren
2 personen
Prijsuitreiking houden
3 personen
Deelnemers bedanken
Huurmateriaal innemen
3 personen

Nazorg

Materiaal uitsorteren
3 personen
Koelwaren opruimen
2 personen
Locatie leeg opleveren
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Scores en uitslagen archiveren
Deelnemers uitslag mailen
Restanten controleren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Waarborg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Curlingstenenaantal 16
Curlingbezemsaantal 16
Sliding solesaantal 16
Grippersaantal 16
Curlingschoenenaantal 16
Startblokkenaantal 8
Baanmarkeringenaantal 4
Pionnenaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Scorebordcijfersaantal 40
Wedstrijdformulierenaantal 40
Pennenaantal 20
Trainingshesjesaantal 16
Antislipmattenaantal 8

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonaantal 2
Megafoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 10

Decoratie

Toernooibanner
Teamtafellabelsaantal 8
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Prijzenbekersaantal 3
Medaillesaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2
Bezem en stofferaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Verlichting

Ledtafellampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
IJsveiligheidsbordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de curlingbaan voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg daarbij vast hoeveel banen beschikbaar zijn, hoeveel uur je krijgt voor ontvangst, wedstrijden en opruimen, en welke materialen de locatie levert.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijving sluit en de teams zijn ingedeeld. Plan per wedstrijd een vaste wissel- en pauzetijd, zodat vertraging op één baan niet meteen het hele toernooi verschuift.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor het toernooi. Vermeld de aanmeldtijd, teamindeling, wedstrijdvolgorde, kleding- en schoenvoorschriften, locatie-instructies en wie deelnemers bij vragen kunnen bellen.
Wijs naast scheidsrechters ook een aparte wedstrijdcoördinator en registratiehulp aan. Zet bij de registratietafel een deelnemerslijst, pennen, wedstrijdformulieren en een laptop of telefoon klaar; zo blijft de baanbezetting gescheiden van de administratie.
Koel boodschappen op tijd en bereken catering per aanwezige, niet alleen per team. Verzamel dieetwensen vóór je bestelt en controleer de dag ervoor of herbruikbare bekers, koffiekopjes, borden, bestek en serveerschalen compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een curlingbaan reserveren?: Reserveer de baan bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf, zeker als je een zaterdag of meerdere banen nodig hebt. Vraag meteen hoeveel opbouw- en opruimtijd in de reservering zit.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor een curlingtoernooi?: Reken voor een compact toernooi op minimaal 4 uur inclusief registratie, uitleg, wedstrijden en pauzes. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten vóór aanvang voor materiaalcontrole, teamindeling en briefing van vrijwilligers.
Wanneer moet ik teams en het wedstrijdschema definitief maken?: Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor het toernooi en maak daarna de teams definitief. Publiceer het wedstrijdschema uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat teamcaptains wijzigingen nog kunnen doorgeven.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een curlingtoernooi?: Voor een kleinschalig toernooi met maximaal 4 banen heb je meestal 4 tot 6 vrijwilligers nodig: registratie, wedstrijdleiding, scheidsrechters en catering of materiaal. Leg hun taken en aankomsttijd uiterlijk 1 week vooraf vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.