Cultuurmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een cultuurmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en deelnemers regelen. Je moet vergunningen, verzekering, standhouders, workshops, techniek, catering en publieksstromen op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna naar inschrijvingen en programma toe en leg de uitvoering vast in een draaiboek. Deze checklist helpt je om 72 taken en 48 benodigdheden in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Leveranciers reserveren
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Promotietekst opstellen
Evenement online publiceren
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Standhouders indelen
2 personen
Workshopruimtes indelen
2 personen
Plattegrond maken
Standhouders informeren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelwaren inkopen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen plaatsen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
Workshopmaterialen klaarzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Programma aankondigen
Workshops begeleiden
6 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Geluidsinstallatie bedienen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels tussentijds reinigen
2 personen
Voorraad controleren
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
Bezoekersuitgang begeleiden
3 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Dranken opruimen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Tenten en kramen afbouwen
6 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 20
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 12
Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 8
Contantgeldkistjesaantal 4
Pinapparatenaantal 3
Portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-werklampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Koffiekopjesaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffieautomatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Voedseltangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Recyclingbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond uiterlijk 2 weken vooraf vast. Geef elke standhouder een standnummer en stuur naast de plattegrond ook informatie over opbouwtijd, parkeren, stroompunten en de plek van workshops.
Plan techniek niet pas op de dag zelf. Test luidsprekers, mengpaneel en microfoons minimaal 1 uur voor opening en werk verlengkabels weg met kabelgoten zodat bezoekers niet struikelen.
Maak voor vrijwilligers een rooster met blokken van 3 tot 4 uur. Wijs per blok iemand aan voor ontvangst, publieksvragen, toezicht op workshops en contact via portofoon.
Koop houdbare voorraad enkele dagen vooraf en haal koelwaren zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag vóór de markt. Tel herbruikbare bekers, borden, besteksets en koffiekopjes per uitgiftepunt.
Zet bewegwijzering en programmaposters vóór de eerste bezoekers klaar. Gebruik pijlborden bij ingang, toiletten, workshops en uitgang; controleer na 30 minuten of bezoekers de route zonder hulp vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cultuurmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving voor standhouders daarna uiterlijk 10 tot 12 weken voor de markt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een cultuurmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers tegelijk, plus een coördinator. Voor een markt met 200 gelijktijdige bezoekers betekent dat ongeveer 5 tot 8 mensen per dienst, exclusief standhouders.
Wanneer moet het programma van een cultuurmarkt klaar zijn?: Maak een eerste programma 6 tot 8 weken vooraf en sluit wijzigingen 2 weken voor de markt af. Dan kun je programmaposters, online informatie en bewegwijzering nog op tijd aanpassen.
Hoeveel drank en servies heb ik nodig voor een cultuurmarkt?: Begroot voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem per verwacht piekmoment minstens één herbruikbare beker per bezoeker mee, plus 10 tot 15 procent reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.