Checklist pour organiser un marché culturel

Un marché culturel demande de coordonner les exposants, les ateliers, les visiteurs et la logistique sur place. Cette checklist rassemble 72 tâches et 48 éléments à prévoir, de la confirmation du lieu jusqu’au rangement. Commencez par les autorisations, l’assurance et les fournisseurs, puis ouvrez les inscriptions avant de construire le programme. Les dernières semaines servent surtout à répartir les stands, préparer la signalétique, organiser les bénévoles et vérifier les stocks.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver les fournisseurs
Inviter les participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rédiger le texte promotionnel
Publier l’événement en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Répartir les exposants
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
Créer le plan
Informer les exposants
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Préparer le matériel d'atelier
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les ateliers
6 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Gérer l’installation sonore
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les stocks
Finaliser la dernière partie du programme
2 personnes
Accompagner la sortie des visiteurs
3 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20
Badges nominatifsqté 40
Numéros de tableqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 8
Caisses pour espècesqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Tasses à caféqté 60
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces alimentairesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de recyclageqté 6
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date et le lieu avant de lancer la communication : vérifiez aussi les autorisations, l’assurance et les besoins électriques des stands et des ateliers.
Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et les contraintes des exposants. Prévoyez un premier traitement des inscriptions au moins 4 semaines avant le marché.
Établissez le programme après avoir réparti les exposants : indiquez les horaires des ateliers, les numéros de table et les emplacements sur un plan imprimé.
Pour l’installation, prévoyez un temps séparé pour les tentes, stands, tables, barrières et câbles. Les rallonges, multiprises et goulottes sont souvent oubliées jusqu’au jour du montage.
Préparez les badges, panneaux indicateurs, affiches du programme et talkies-walkies au plus tard la veille. Gardez une personne responsable des achats frais et une autre du suivi des bénévoles le jour même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché culturel ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, l’assurance, les fournisseurs et les invitations doivent être lancés en premier, car leurs délais peuvent dépasser 4 semaines.
Combien de temps prévoir pour installer un marché culturel ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour installer les tentes, stands, tables, signalétique et équipements audio. Ajoutez 30 minutes pour tester les microphones, haut-parleurs et branchements électriques.
Quand ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite 2 à 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de répartir les stands, traiter les besoins alimentaires et finaliser le programme.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché culturel ?: Vérifiez les stocks non périssables, les produits frais, les badges, les affiches, les câbles et les moyens de paiement. Imprimez aussi le déroulé et le plan, puis confirmez les horaires avec les exposants et les bénévoles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.