Checklist voor een culturele markt organiseren

Een culturele markt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en deelnemers regelen. Je moet de indeling, vergunningen, het programma en de praktische informatie op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna de deelnemers en activiteiten uit en leg alle afspraken schriftelijk vast. In de laatste week controleer je materialen, weersverwachting, routebordjes en techniek. Zo weten marktkramers, artiesten, workshopbegeleiders en bezoekers op tijd wat ze kunnen verwachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Vergunningen controleren
Deelnemerslijst openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Marktkramers benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Artiesten bevestigen
Workshopbegeleiders bevestigen
Programma opstellen
2 personen
Programma online publiceren
Deelnemersinstructies versturen
Stallennummers toewijzen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kraamdoeken aanbrengen
4 personen
Stallennummers ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting installeren
3 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Marktkramers ontvangen
4 personen
Kramen laten inrichten
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Workshopmateriaal uitdelen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Optredens aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Voorraad controleren
Verlichting inschakelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Marktkramers uitchecken
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Kramen leegruimen
6 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting demonteren
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Geleende materialen laden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 24
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Kraamdoekenaantal 20
Tafelkledenaantal 24
Statafelsaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Batterijladersaantal 4
Handmicrofoonsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Muziekspelersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Landenvlaggenaantal 20
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Bloembakkenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 24
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Keukenhandschoenenaantal 6
Schortenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Workshopmateriaal

Schrijfmappenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 30
Viltstiftenaantal 30
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Tekenpapieraantal 500
Knutselkartonaantal 200
Kleimattenaantal 20
Boetseerkleiaantal 20

Informatie

Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Programmafoldersaantal 300
Plattegrondenaantal 250
Pennenaantal 30
Kleefbandaantal 12
Tie-wrapsaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling voordat je stallennummers toewijst. Houd rekening met looproutes, ruimte voor partytenten, stroompunten en een duidelijke plek voor het programma en welkomstbord.
Stuur deelnemersinstructies uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin hun stallennummer, aankomsttijd, parkeerinformatie, benodigde materialen en de uiterste termijn voor het doorgeven van dieetwensen.
Bevestig artiesten en workshopbegeleiders niet alleen mondeling. Noteer per onderdeel de begintijd, duur, benodigde microfoon of speaker en wie het materiaal op de dag zelf controleert.
Controleer 2 tot 3 dagen vooraf de weersverwachting en pas de opbouw daarop aan. Leg partytenten, kraamdoeken, verlengkabels, stekkerdozen en verlichting apart klaar, zodat je niet tijdens de opbouw hoeft te zoeken.
Plan de locatieopening ruim vóór het eerste programmaonderdeel. Gebruik die tijd voor materialen controleren, naambadges en programma's klaarleggen, routebordjes plaatsen en koffie en thee klaarzetten.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een culturele markt organiseren en plannen?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en marktkramers. Plan het programma en de deelnemersinstructies uiterlijk 2 weken voor de markt; de laatste materiaalcontrole doe je 2 tot 3 dagen vooraf.
Heb ik een vergunning nodig voor een culturele markt?: Dat hangt af van de locatie, omvang en openbare toegankelijkheid van de markt. Controleer dit direct na het vastleggen van de locatie, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf, zodat eventuele aanvraagtermijnen niet in de knel komen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een culturele markt?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor kramen, tafels, tenten, bewegwijzering, techniek en decoratie. Voeg extra tijd toe als artiesten, workshops of meerdere stroompunten moeten worden getest.
Wanneer moet ik het programma van de culturele markt publiceren?: Publiceer het programma zodra artiesten en workshopbegeleiders definitief zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de markt en druk de definitieve programma's daarna af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.