Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au centre culturel

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un enchaînement précis : programme, espaces, inscriptions, accueil et matériel doivent être prêts au même moment. Commencez par fixer la date et les activités, puis avancez vers la communication, les ateliers et la logistique. Cette checklist couvre les points souvent oubliés, comme les besoins techniques des exposants, les badges, le stationnement et le planning des bénévoles. Elle vous aide à suivre les 68 tâches et les 67 fournitures du plan, dans le bon ordre.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Inventorier les espaces et les activités
2 personnes
Réserver des salles
Contacter les participants et le personnel
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions aux ateliers
Publier le programme en ligne
Planifier les visites guidées
2 personnes
Informer les exposants et les créateurs
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Commander les courses
Faire réaliser les imprimés
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Concevoir la signalétique
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Vérifier l'accès et le stationnement
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
Vérifier le matériel d'exposition
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les expositions
4 personnes
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester la technique et l’éclairage
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges et les brochures
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer les informations du programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Annoncer les spectacles
Gérer la technique pendant les prestations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les expositions
4 personnes
Ranger le matériel d’atelier
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux messages des visiteurs
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Couverts de serviceqté 12
Plateauxqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 8
Plaques à inductionqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Compositions floralesqté 8
Nappesqté 12
Murs photoqté 2
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12

Matériel d'atelier

Bloc-notesqté 80
Stylos à billeqté 100
Crayons de couleurqté 10
Feutres de couleurqté 10
Papier à dessinqté 300
Tabliersqté 30
Tapis d'argileqté 20
Pâte à modelerqté 15
Pinceauxqté 40
Palettes de peintureqté 20
Sets de peinture acryliqueqté 10

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Supports de badges nominatifsqté 150
Brochures du programmeqté 250
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Plateaux pour espècesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de réserver les salles : prévoyez au moins 2 à 3 espaces distincts si les visites, les ateliers et l’exposition se déroulent en parallèle.
Lancez les invitations et la promotion plusieurs semaines à l’avance, puis clôturez les inscriptions aux ateliers quelques jours avant l’événement pour confirmer les groupes et les besoins alimentaires.
Demandez aux exposants et aux animateurs leurs besoins techniques au moins 7 jours avant l’ouverture : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, enceintes ou microphones ne doivent pas être testés le matin même.
Préparez la signalétique, les programmes imprimés et les badges nominatifs au plus tard la veille. Indiquez clairement l’accueil, les salles, les toilettes, les sorties et les espaces de stationnement.
Établissez un planning de bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne à l’accueil, une personne pour les visites guidées et un renfort pour les ateliers et le catering.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes de centre culturel ?: Commencez la préparation au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez les salles dès que le programme est défini, puis finalisez les inscriptions, le matériel et les impressions pendant la dernière semaine.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Publiez aussi le programme en ligne dès qu’il est suffisamment stable pour éviter de communiquer des horaires contradictoires.
Comment calculer le matériel pour les ateliers ?: Basez-vous sur le nombre d’inscrits confirmés et ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les consommables et les petits incidents. Vérifiez séparément les tables, chaises, outils, appareils et rallonges nécessaires à chaque activité.
Quand préparer les badges et la signalétique ?: Préparez les badges dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 2 à 3 jours avant. Imprimez les programmes et installez la signalétique la veille, puis faites un parcours complet depuis le stationnement jusqu’aux salles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.