Checklist voor een culinaire stadswandeling
Een culinaire stadswandeling staat of valt met een route die logisch loopt én stops die op tijd klaarstaan. Leg eerst het aantal deelnemers, de start- en eindlocatie en de proeflocaties vast. Daarna werk je dieetwensen, allergenen, toegankelijkheid en de routekaarten uit. In de laatste dagen draait alles om portioneren, koelen en het verdelen van materialen per stop. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat wordt geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en stops vastleggen
2 personen
Deelnemersaantal bepalen
Proeflocaties benaderen
2 personen
Proeflocaties reserveren
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route toegankelijk controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
Proefmenu afstemmen
2 personen
Allergenen per hapje noteren
Begeleiders indelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routekaarten ontwerpen
Routekaarten afdrukken
Naamstickers voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Allergievrije porties verpakken
2 personen
Proefmaterialen per stop verdelen
3 personen
Routekaarten en badges klaarleggen
Starttafel opstellen
2 personen
Proefpunten bevoorraden
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Veiligheids- en routecontrole uitvoeren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Groepen laten vertrekken
4 personen
Eerste proefstop begeleiden
4 personen
Eerste hapjes serveren
3 personen
Tweede proefstop begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Derde proefstop begeleiden
4 personen
Vierde proefstop begeleiden
4 personen
Vijfde proefstop begeleiden
4 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Deelnemers naar eindlocatie begeleiden
4 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Proefpunten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Start- en eindlocatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routekaarten en badges afvoeren
Overgebleven voedsel controleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 12
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 80
- Serveerlepelsaantal 10
- Serveerplateausaantal 15
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Draagbare telefoonladersaantal 4
- Mobiele luidsprekersaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 10
- Maatbekersaantal 4
- Voorraadbakkenaantal 20
- Koelelementenaantal 24
- Flessenopenersaantal 5
- Afvalbakkenaantal 6
- Handwasstationsaantal 2
- Waterjerrycansaantal 4
Decoratie
- Menubordenaantal 6
- Routepijlenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Benader proeflocaties zodra de route voorlopig vaststaat, bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Vraag per stop naar beschikbare tijden, maximale groepsgrootte en allergenen in het proefmenu.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de wandeling en noteer allergenen per hapje. Verpak allergievrije porties afzonderlijk, zodat begeleiders ze niet tijdens de route hoeven uit te zoeken.
- Controleer de route minstens 2 weken vooraf op smalle doorgangen, trappen en lange loopafstanden. Leg meteen een alternatieve route vast en informeer begeleiders over het omschakelpunt.
- Maak routekaarten, naamstickers en routepijlen niet pas op de ochtend zelf. Druk de kaarten enkele dagen vooraf af en leg kaarten, badges en proefmaterialen per stop apart klaar.
- Koel dranken en bederfelijke hapjes pas nadat je de aantallen definitief hebt gecontroleerd. Gebruik koelboxen met koelelementen en plan een apart moment voor portioneren, zodat de wandeling niet met uitzoekwerk begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een culinaire stadswandeling organiseren?
- Begin ongeveer 6 weken vooraf met route, deelnemersaantal en proeflocaties. Rond reserveringen en start- en eindlocatie uiterlijk 3 weken vooraf af; dieetwensen kunnen tot 10 dagen voor vertrek worden verzameld.
- Hoeveel proeflocaties heeft een culinaire stadswandeling nodig?
- Plan meestal 4 tot 6 proeflocaties voor een wandeling van ongeveer 3 uur. Houd per stop 20 tot 30 minuten aan en tel reistijd, uitleg en een korte buffer mee.
- Hoeveel eten en drinken moet ik per deelnemer regelen?
- Reken per deelnemer op een kleine portie bij iedere stop en ongeveer 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur. Voeg voor water extra capaciteit toe en reserveer enkele allergievrije porties boven op het aangemelde aantal.
- Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën opvragen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 10 dagen vooraf. Controleer de definitieve deelnemerslijst daarna nog één keer voordat je hapjes portionereert en allergievrije porties verpakt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!