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Checkliste für den kulinarischen Stadtrundgang

Ein kulinarischer Stadtrundgang steht und fällt mit einer realistischen Route und gut abgestimmten Verkostungsstopps. Plane zuerst Strecke, Gruppengröße und Zeiten, bevor du Orte anfragst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Angaben zu Allergenen pro Häppchen. In den letzten Tagen bereitest du Karten, Namensaufkleber, Portionen, Getränke und das Material für jede Station vor.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Stopps festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerzahl festlegen

  • Veranstaltungsorte für Proben anfragen

    2 Personen

  • Verkostungsorte reservieren

  • Startort reservieren

  • Endlocation reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Route auf Zugänglichkeit prüfen

    2 Personen

  • Alternative Route festlegen

  • Probemenü abstimmen

    2 Personen

  • Allergene pro Häppchen notieren

  • Betreuer einteilen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Streckenkarten gestalten

  • Routenpläne drucken

  • Namensaufkleber vorbereiten

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks portionieren

    3 Personen

  • Allergiefreie Portionen verpacken

    2 Personen

  • Versuchsmaterialien pro Station verteilen

    3 Personen

  • Streckenkarten und Badges bereitlegen

  • Starttisch aufstellen

    2 Personen

  • Verpflegungsstationen versorgen

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Betreuer einweisen

    2 Personen

  • Sicherheits- und Routenkontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Gruppen verabschieden

    4 Personen

  • Ersten Probestopp begleiten

    4 Personen

  • Die ersten Häppchen servieren

    3 Personen

  • Zweite Probestation begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dritten Probestopp begleiten

    4 Personen

  • Die vierte Probepause begleiten

    4 Personen

  • Die fünfte Versorgungsstation betreuen

    4 Personen

  • Dessert und Kaffee servieren

    3 Personen

  • Teilnehmende zur Endlocation begleiten

    4 Personen

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Verkostungsstände abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Start- und Zielbereich reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Routenkarten und Badges entsorgen

  • Übrig gebliebene Lebensmittel kontrollieren

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 10
  • ServierplattenAnz. 15

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • Tragbare HandyladegeräteAnz. 4
  • Mobile LautsprecherAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 10
  • MessbecherAnz. 4
  • VorratsboxenAnz. 20
  • KühlelementeAnz. 24
  • FlaschenöffnerAnz. 5
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandwaschstationenAnz. 2
  • WasserkanisterAnz. 4

Dekoration

  • MenükartenAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Route mit den Stopps und Gehzeiten mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Plane pro Verkostungsort einen Zeitpuffer von 10 bis 15 Minuten ein, damit die Gruppe nicht sofort in Verzug gerät.
  • Frage Verkostungsorte, Startort und Endlocation am selben Tag an und bestätige jede Reservierung schriftlich. Für eine Gruppe mit 20 Personen solltest du mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin eine verbindliche Zusage haben.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Allergien mit der Anmeldung und notiere die Allergene für jedes Häppchen. Verpacke allergiefreie Portionen getrennt und kennzeichne sie spätestens am Vortag.
  • Prüfe die Strecke früh auf Zugänglichkeit und lege eine alternative Route fest. Drucke Routenpläne und Streckenkarten in einer Anzahl, die der Teilnehmendenzahl plus 2 bis 3 Ersatzexemplaren entspricht.
  • Bereite Getränke, Snacks und Stationsmaterial am Vortag vor: Getränke kühlen, Snacks portionieren und Versuchsmaterialien pro Station verteilen. Lege Karten, Badges, Flaschenöffner, Abfallbehälter und Handwaschmöglichkeiten vor dem Start griffbereit bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen kulinarischen Stadtrundgang planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Gruppengröße und Anfragen an die Verkostungsorte. Reservierungen und die Endlocation sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viele Verkostungsstopps sind bei einem Stadtrundgang sinnvoll?
Plane meist 3 bis 5 Stopps ein, abhängig von Gehzeiten und Portionsgröße. Rechne pro Station etwa 20 bis 30 Minuten und zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer ein.
Wann sollte ich Allergien und Ernährungswünsche abfragen?
Frage sie direkt mit der Einladung ab und setze eine Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen vor dem Rundgang. Aktualisiere die Teilnehmerliste danach noch einmal und übergib die Angaben an jede Station.
Wie viel Material brauche ich für die Teilnehmenden?
Plane pro Person eine Streckenkarte und einen Namensaufkleber ein, plus 2 bis 3 Ersatzexemplare. Für Getränke, Geschirr und Portionen solltest du ebenfalls mindestens 10 Prozent Reserve einrechnen.

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