Checklist pour organiser une visite gourmande de la ville

Une visite gourmande réussie repose sur un parcours fluide et des étapes bien coordonnées. Commencez par fixer l’itinéraire, le nombre de participants et les lieux de dégustation, puis confirmez les réservations avant d’envoyer les invitations. Les besoins alimentaires, l’accessibilité et un itinéraire de secours doivent être réglés assez tôt. Dans les derniers jours, préparez les portions, les cartes, les badges et le matériel pour chaque arrêt afin d’éviter les retards au départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et les arrêts
2 personnes
Déterminer le nombre de participants
Contacter les lieux de dégustation
2 personnes
Réserver les lieux de dégustation
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d’arrivée
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l’accessibilité du parcours
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
Coordonner le menu de dégustation
2 personnes
Noter les allergènes par bouchée
Répartir les accompagnateurs
Mettre à jour la liste des participants
Concevoir les cartes d'orientation
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les étiquettes nominatives
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
Emballer les portions sans allergènes
2 personnes
Répartir le matériel de dégustation par étape
3 personnes
Préparer les cartes d’itinéraire et les badges
Installer la table de départ
2 personnes
Réapprovisionner les points de dégustation
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Informer les accompagnateurs
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité et de l’itinéraire
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir les groupes
4 personnes
Accompagner le premier arrêt de dégustation
4 personnes
Servir les premiers amuse-bouches
3 personnes
Accompagner le deuxième arrêt de dégustation
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le troisième arrêt de contrôle
4 personnes
Encadrer la quatrième halte de dégustation
4 personnes
Encadrer le cinquième point de dégustation
4 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Accompagner les participants jusqu’au lieu d’arrivée
4 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter les stands de dégustation
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ et d’arrivée
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retirer les cartes d’itinéraire et les badges
Contrôler les aliments restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Nappesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Couverts réutilisablesqté 80
Cuillères de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 15

Équipement

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Chargeurs portablesqté 4
Enceintes mobilesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 20
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 5
Poubellesqté 6
Stations de lavage des mainsqté 2
Bidons d'eauqté 4

Décoration

Panneaux de menuqté 6
Flèches de directionqté 12
Décoration de tableqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours au moins 3 à 4 semaines à l’avance : prévoyez les arrêts, le lieu de départ, le lieu d’arrivée et une alternative en cas de rue impraticable.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant la visite. Notez les allergènes pour chaque bouchée et emballez séparément les portions sans allergènes.
Répartissez les accompagnateurs par étape plutôt que de tout centraliser. Pour un groupe de 20 personnes, prévoyez au moins 2 personnes chargées de guider, servir ou vérifier les effectifs.
Préparez les cartes d’itinéraire, les flèches et les badges la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : comptez environ 1 carte pour 2 participants, plus 10 % de réserve.
Refroidissez les boissons et répartissez le matériel par arrêt le jour précédent. Les glacières, pains de glace, carafes d’eau et stations de lavage des mains sont souvent oubliés jusqu’au moment du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une visite gourmande de la ville ?: Commencez 4 semaines avant la date prévue. Les lieux de dégustation et les points de départ ou d’arrivée doivent être réservés avant l’envoi des invitations, idéalement 3 semaines à l’avance.
Combien de dégustations prévoir pendant une visite gourmande ?: Prévoyez généralement 4 à 6 arrêts pour une visite de 3 heures, avec environ 20 à 30 minutes par étape. Gardez 10 à 15 minutes de marge pour les déplacements et les retards.
Quand demander les allergies et régimes alimentaires des participants ?: Demandez ces informations au moment de l’inscription et clôturez la collecte 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’identifier les allergènes et de préparer des portions séparées.
Combien d’accompagnateurs faut-il pour une visite gourmande ?: Prévoyez au moins 1 accompagnateur pour 10 participants, avec une personne responsable du groupe et une autre pour le matériel ou les dégustations. Ajoutez un accompagnateur si le parcours comporte plusieurs rues ou un itinéraire complexe.

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