Checklist voor een crosscountrywedstrijd organiseren
Een crosscountrywedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten. Regel eerst de locatie, vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen; daarna volgen inschrijvingen, medische ondersteuning en tijdregistratie. In de laatste weken draait alles om startgroepen, routeborden, vrijwilligers en een gecontroleerd parcours. Deze checklist helpt je de 79 taken en 65 benodigde spullen op tijd te plannen, van startnummers en portofoons tot drinkbekers en reservebinnenbanden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verzekering controleren
Parcoursvergunning regelen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Medische ondersteuning reserveren
Tijdregistratie reserveren
Toiletten reserveren
Hekken en dranghekken reserveren
Deelnemersinformatie publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Uitslagenformulieren afdrukken
Parcours inspecteren
3 personen
Parcoursrisico's markeren
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Startlijst klaarleggen
2 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Kleding en hesjes verdelen
2 personen
Terrein uitzetten
6 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Dranghekken plaatsen
5 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Tijdregistratie installeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Obstakels en afzetlint plaatsen
5 personen
Bevoorradingspost inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Fietsen controleren
2 personen
Parcoursbriefing geven
2 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
Wedstrijd starten
3 personen
Parcours bemannen
12 personen
Tijdregistratie bedienen
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Bevoorradingspost bemannen
3 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Parcours afbreken
6 personen
Routeborden verzamelen
4 personen
Hekken en lint verwijderen
5 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Tijdregistratie exporteren
2 personen
Uitslagen publiceren
Gevonden voorwerpen registreren
Geleende materialen retourneren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Deelnemersresultaten mailen
Vergunningen afmelden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Inschrijfbaliesaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
- Podiumdelenaantal 4
- Dranghekkenaantal 30
- Afzetpalenaantal 30
Sportmateriaal
- Start- en finishboog
- Startnummersaantal 200
- Startnummerhoudersaantal 200
- Racehesjesaantal 20
- Routepijlenaantal 80
- Parcourslintaantal 12
- Markeersprayaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 40
- Obstakelsaantal 12
- Drinkbekersaantal 500
- Bidonkrattenaantal 8
- Reservefietspompenaantal 3
- Gereedschapskoffersaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Fietsstandaardsaantal 10
- Prijzenschalenaantal 12
- Routekaartenaantal 40
- Startlijstbordenaantal 3
- Uitslagenbordenaantal 2
- Medaillehoudersaantal 200
- Pionnenaantal 30
- Reservehelmenaantal 4
- Regenhoezenaantal 10
Apparatuur
- Tijdregistratieset
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Batterijenaantal 40
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Werklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Herbruikbaar bestekaantal 180
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Scharenaantal 6
- Ducttapeaantal 8
- Tie-wrapsaantal 300
- Markeerstiftenaantal 12
- Clipboardmappenaantal 12
- Balpennenaantal 40
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Afvalgrijpersaantal 4
- Handdesinfectiehoudersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal 12 weken vooraf met de wedstrijdlocatie, wedstrijd- en parcoursvergunning, verzekering en verkeersmaatregelen. Zonder die goedkeuringen kun je het parcours en de inzet van verkeersbegeleiding niet definitief vastleggen.
- Open de inschrijvingen zodra de deelnemersinformatie klaarstaat en sluit ze op een afgesproken moment, bijvoorbeeld 10 dagen voor de wedstrijd. Gebruik daarna de aanmeldingen, dieetwensen en beschikbare capaciteit om startgroepen en de startlijst te maken.
- Inspecteer het parcours uiterlijk 7 dagen vooraf en opnieuw na zwaar weer. Markeer risico’s met parcourslint en markeerspray en leg routepijlen, verkeerskegels en obstakels per deel van het parcours klaar.
- Maak per vrijwilliger een taak en meldpunt en geef de ploeg minstens 30 minuten voor de eerste start een korte briefing. Gebruik portofoons voor posten op afstand en controleer vooraf of telefoons, laptops en de tijdregistratieset opgeladen zijn.
- Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst start- en finishboog, hekken en routeborden, daarna inschrijfbalies, geluidsinstallatie en drinkposten. Leg reservebinnenbanden, fietspompen en gereedschapskoffers bij de fietsstandaards; die worden vaak pas gemist wanneer er al deelnemers wachten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een crosscountrywedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Vergunningen, verkeersmaatregelen, medische ondersteuning en materiaalreserveringen kunnen meerdere weken vragen; sluit de laatste deelnemersinformatie ongeveer 10 dagen voor de wedstrijd af.
- Welke vergunningen heb ik nodig voor een crosscountrywedstrijd?
- Reken minimaal op een wedstrijdvergunning, een parcoursvergunning en toestemming voor verkeersmaatregelen. Controleer dit 12 weken vooraf bij de betrokken instanties en leg ook de verzekeringsdekking schriftelijk vast.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een crosscountrywedstrijd?
- Maak minimaal 1 vrijwilliger per bemande parcours- of verkeerspost en voeg 2 tot 3 mensen toe voor inschrijving, tijdregistratie en finish. Plan de briefing 30 minuten voor de eerste start en wijs daarnaast een wedstrijdcoördinator aan.
- Wanneer controleer ik het parcours voor een crosscountrywedstrijd?
- Doe een eerste volledige inspectie 7 dagen vooraf en een tweede controle op de wedstrijddag, liefst vóór de opbouw. Controleer na regen, wind of andere wijzigingen opnieuw de ondergrond, obstakels, markeringen en doorgangen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!